¿Cómo evitar el fraude en la cadena de abastecimiento?

Si no le ha sucedido, no cometa el error de creer que nunca le sucederá… delo por hecho y tome sus precauciones.

Las consecuencias del fraude en la cadena de abastecimiento pueden ser graves, sin embargo, muchas empresas someten sus procesos a examen de manera significativa. Las empresas inteligentes tienen prácticas implementadas que les ayudan a identificar y prevenir el fraude.

Wade McDaniel, Vicepresidente de Soluciones de la Cadena de Abastecimiento, Avnet Inc., ofrece la siguiente reflexión y recomendaciones para ayudar a su empresa a abordar al fraude en la cadena de abastecimiento.

1. Admita que puede tener un problema. El fraude es un tema delicado. La mayoría de los ejecutivos no quiere creer que los empleados o compañeros de trabajo pueden estar actuando de forma poco ética. Pero los empleados son la principal fuente de riesgo de fraude en la cadena de abastecimiento, seguida por los proveedores y otras terceras partes, de acuerdo con la encuesta Determinación del Riesgo de Fraude de 2016, realizada por Deloitte Advisory.

2. No salte a las conclusiones. Si su proceso de análisis revela facturas duplicadas, podría haber varias explicaciones. La gente comete errores sin ser deshonesta, así que haga preguntas antes de hacer acusaciones.

3. Sea consciente del fraude interno. Muchos profesionales están tan enfocados en la eficiencia operativa que pasan por alto la fuga de utilidades por fraude interno y los riesgos financieros, de marca y de reputación relacionados con las sociedades que forman con sus proveedores.

4. Conozca a sus socios. El aumento de la dependencia en los socios de la cadena de abastecimiento puede dejar a las empresas vulnerables. Tómese el tiempo para investigar a fondo los nuevos proveedores, haga una revisión detallada de sus antecedentes, así como un mapeo de la relación visual, y revisiones de inteligencia de negocios para identificar posibles conflictos de interés, indicadores de tensión financiera u otras tergiversaciones.

5. Realice evaluaciones regulares. El proceso de aprobación preliminar no debe ser el final de la evaluación de sus proveedores. Los jugadores dentro de la cadena de abastecimiento cambian con freuencia ya que los empleados van y vienen, y los proveedores se compran y se venden. Estos sucesos pueden cambiar el cálculo del riesgo de una relación, por lo que las reevaluaciones periódicas son cruciales.

6. Evalúe los riesgos. Las organizaciones tienen que considera el fraude cadena de abastecimiento como un elemento de una estrategia más amplia para el riesgo de la cadena de abastecimiento. La mayoría de las empresas están haciendo al menos algún tipo de evaluación de riesgos de la empresa y de la cadena de abastecimiento. La extensión de este proceso para incluir el elemento de fraude es un paso natural y necesario.

7. Ponga los datos disponibles para su uso. Las empresas que tienen un enfoque más proactivo para mitigar el fraude en la cadena de abastecimiento emplean el análisis como parte de su proceso de facturación en curso. Utilice los datos ya residentes en sus sistemas de planificación de recursos empresariales para realizar pruebas de fraude y otros análisis que ayuden a identificar la facturación anómala o errónea.

8. Aproveche las fuentes de datos no estructurados. Las empresas líderes combinan la extracción de datos y la contabilidad forense para ir más allá del análisis de las cuentas por pagar transaccionales comunes. Mediante el uso de fuentes de datos no estructurados como facturas, correos electrónicos y contratos, las organizaciones pueden identificar los indicadores de fraude.

9. Tenga visibilidad de abastecimiento. El fraude no siempre es abiertamente financiero. Las cadenas de abastecimiento de alta tecnología, por ejemplo, no pueden subestimar la amenaza continua de componentes falsificados. La visibilidad de las capas más profundas de la cadena de abastecimiento es fundamental para garantizar la procedencia de los productos de los que usted se está abasteciendo.

10. Manténgase alerta. Tres factores contribuyentes están presentes en todas las circunstancias de fraude laboral, de acuerdo con el modelo del triángulo del fraude del connotado criminólogo Donald Cressey. Estos son: motivo/ presión (necesidad económica percibida), oportunidad (controles internos débiles/falta de supervisión) y racionalización (auto-justificación para cometer fraude).