7 pasos para mantener a tu centro de distribución feliz en la época navidena

noviembre 26, 2017 - Por Sandra Beckwith
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Comienza a parecer mucho a navidad navidad. Ya sea que sus periodos de temporada alta estén vinculados a días festivos o vacaciones, estos consejos mantendrán a su centro de distribución feliz y contento.

Con un nuevo centro de distribución cinco veces más grande que el anterior, su primer sistema de administración de almacenes (WMS) y una fundición adicional que entrará en operación de 2017, Lodge Manufacturing Company está preparada para satisfacer las demandas que traerá la temporada navideña de este año.

El fabricante de sartenes de hierro fundido, planchas y otros utensilios de cocina, fundado hace 122 años, planea comenzar el servicio de dropshipping (triangulación de envíos) para los pedidos en línea generados por los sitios web de sus clientes en esta temporada navideña.

El dropshipping eliminará el envío doble de los productos -de Lodge al minorista y luego al consumidor-, y eliminará al mismo tiempo la necesidad de que los minoristas almacenen todos los productos de Lodge en sus propios centros de distribución.

EL fabricante de utensilios de cocina de hierro fundido Lodge planea triangular los envíos de pedidos en línea esta temporada navideña, pero está probando el nuevo proceso logístico con mucha antelación con el n de resolver cualquier error antes de la gran actividad de las ventas.

También permitirá a los clientes minoristas de Lodge ofrecer una selección de productos en línea más amplia que la que pueden mostrar en las tiendas. Pero Lodge no deja nada al azar cuando anticipa el impacto de estos cambios. Siguiendo uno de los siete mandamientos de la preparación para el ajetreo de la temporada navideña en el centro de distribución, la compañía con sede en Tennessee está probando un piloto de la nueva opción de dropship antes de introducirla a clientes minoristas selectos.

“Nos aseguramos de que tenemos los procesos adecuados implementados al probar este nuevo proceso de envío primero con un minorista gourmet especializado”, dice Sam Touchstone, vicepresidente senior de finanzas y administración de Lodge.

“Preparamos el almacén para apoyarlo y nos estamos coordinando con nuestro proveedor de WMS para asegurarnos de que el nuevo sistema automatizado funcione correctamente”. Enseguida le proporcionamos más información sobre la importancia de ese primer paso, además de otros seis, para asegurar que su centro de distribución esté listo para las vacaciones, o cualquier otro periodo de gran volumen.

1 Pruebe los procesos nuevos o simule periodos de máxima actividad con meses de anticipación.

Sean McCartney, vicepresidente ejecutivo de servicios de operación de Radial, un proveedor de tecnologías y operaciones comerciales de Pennsylvania, hace esto internamente y con los clientes.

”Para probar las capacidades de operación y los sistemas de automatización, mantenemos el volumen, y luego lo aumentamos repentinamente en una instalación en un periodo comprimido”, explica. Las pruebas anticipadas permiten a las empresas llegar a la temporada alta confiando en que pueden manejar el incremento en el volumen.

2 Utilice análisis de datos para organizar el centro de distribución con el fin de obtener la máxima eficiencia.

“Creemos en los almacenes basados en los datos”, comenta Evan Garber, CEO de EVS, una empresa de software empresarial con sede en Boulder, Colorado. “Los sistemas captan una cantidad de datos increíble, pero no todos los analizan para identificar tendencias”.

EVS trabaja con los clientes para organizar los almacenes para los periodos de máxima actividad con base en las tendencias que los datos revelan. Por ejemplo, si el 80% de los pedidos de un minorista de calzado en línea durante noviembre y diciembre son zapatos negros para mujer en tallas de 7 a 9, el minorista debe ubicar ese inventario cerca de la estación de embalaje para reducir el tiempo y la distancia de selección.

Este pensamiento influyó en el diseño del nuevo centro de distribución de Lodge, que incluye un espacio de 930 metros cuadrados con bastidores de flujo para los pedidos web, la primera vez que ha dedicado un espacio separado al surtido de los pedidos de paquetes pequeños. Cuando el inventario se entrega en el centro, ahora se distribuye sin almacenarlo, los productos se dirigen tanto a la web como a las áreas de surtido del almacén.

3 Obtenga un pronóstico temprano de la comercialización y las ventas.

Lawson Products, un distribuidor de suministros de mantenimiento y reparación industrial con sede en Chicago, considera los pronósticos tempranos una prioridad. “Pedimos a nuestro grupo de marketing que nos informe sobre promociones de productos por lo menos con tres meses de antelación y que nos informe sobre los artículos de moda de la temporada”, señala Shane McCarthy, vicepresidente senior de la cadena de abastecimiento.

“Cuando sabemos que algunos productos serán especialmente populares, creamos zonas de selección rápida para ellos”. La comunicación anticipada de pronósticos también es una prioridad en la unidad de logística de terceros de UPS. “La planificación para la temporada navideña comienza al comprender qué esperan las empresas durante el periodo pico y desglosarlo hasta un pronóstico lo más granular posible”, sostiene Stephen Hydrick, vicepresidente de distribución de UPS para América del Norte.

“A partir del pronóstico de nuestros clientes, comenzamos con la elaboración de los planes de operación”. “El volumen proyectado determina el espacio asignado a los productos entrantes más los programas de trabajo y entrenamiento en los meses previos a la máxima actividad”, comenta Don White, vicepresidente de soluciones empresariales del proveedor de WMS Snapfulfil en Colorado. “También nos ayuda a estimar cuánto tiempo el centro de distribución operará en lo que a menudo es el 140% de su capacidad normal”.

UPS capacita a los empleados temporales con suficiente antelación al aumento de los volúmenes de envío.

4 Esté preparado para la escasez de mano de obra.

“No descarte la escasez de mano de obra y la necesidad de formar una nueva planilla laboral”, señala White. Él aconseja entrenar a empleados temporales durante periodos de poca actividad de modo que los supervisores puedan acompañarlos en su aprendizaje.

La capacitación temprana también ayuda a quitar a los empleados que no cumplen con las expectativas. White también recomienda mover a los empleados de confianza a puestos que involucren procesos más complejos y usar a los empleados temporales para las tareas más sencillas. La cantidad de capacitación, y cuándo se lleva a cabo, depende de la tarea y de cómo las empresas enseñan a las personas recién contratadas.

“Si usa una aplicación que simplifique el proceso, la capacitación y la competencia pueden ocurrir en un turno”, asegura White. Mike Schoenfeld, vicepresidente de logística y director de logística por contrato, para Estados Unidos, del proveedor de logística tercero DB Schenker con sede en Atlanta, aconseja contratar el personal por lo menos dos meses antes del periodo de máxima actividad.

“Trate de aceptar a los empleados de 60 a 90 días antes de modo que estén debidamente capacitados y usted pueda decidir quién se quedará durante la temporada alta”, agrega. ABM, una empresa con sede en la ciudad de Nueva York que proporciona personal temporal de almacén, entiende mejor esto que la mayoría porque sus servicios se basan en la mano de obra.

Una solución que ABM ofrece consiste en una gestión de cuentas in situ de modo que la empresa esté involucrada en la situación. Con ese fin, ABM recluta, proyecta, contrata y capacita empleados continuamente que luego son subcontratados por sus clientes.

La compañía “selecciona personal para una amplia red” con la finalidad de encontrar suficientes empleados temporales, comenta Eric Kirchhoefer, vicepresidente de ventas y cuentas nacionales. “Bombardeamos una región con publicidad e involucramos también a las iglesias y grupos comunitarios locales”, explica.

“Incluso establecemos un servicio de transporte para los empleados si es necesario”. Una de las ventajas de UPS es que puede trasladar empleados a diferentes edificios y proyectos cuando es necesario gracias a que muchas de sus instalaciones son parte de campus de varios edificios.

“Usted necesita salir temprano antes de la temporada alta, traer a los empleados a tiempo, tratar con ellos profesionalmente y entrenarlos para que puedan tener éxito”, advierte Hydrick.

5 Evite la implementación de procesos, sistemas o tecnología nuevos justo antes o durante los periodos de gran actividad.

“Implemente cualquier cosa nueva lo su cientemente lejos de la temporada para que pueda perfeccionarla con antelación”, dice Schoenfeld. “Las operaciones durante el periodo de actividad deben ser lo más limpias posible”. La mala sincronización es un error común.

“Intentar implementar un nuevo sistema o automatización en septiembre u octubre añade mucho riesgo a la temporada alta”, advierte McCartney. “Muchas cosas pueden salir mal, y han salido, con la implementación de un sistema nuevo”.

6 Evalúe cómo maneja la logística inversa.

Durante el ajetreo navideño, cuando el foco está en lograr que los pedidos salgan por la puerta lo más pronto posible, muchos centros de distribución hacen a un lado las devoluciones y prefieren ocuparse de ellas una vez que los volúmenes bajen. Eso puede ser un error.

Si los productos que se devuelven están en demanda, es recomendable regresarlos al inventario tan pronto como sea posible de modo que se pueda seguir satisfaciendo la demanda. “Maneje el mayor número de devoluciones posible en tiempo real para que tenga más inventario que vender”, aconseja White.

“Por ejemplo, si las devoluciones representan el 30% del trabajo de un inspector durante el periodo de ventas navideñas, aumente el personal para esa tarea”. El WMS de Snapfulfil demuestra la sabiduría de usar al personal que recibe e inspecciona el inventario nuevo para que inspeccione también los pedidos devueltos.

“Las compañías aprovechan la experiencia y la competencia que la gente adquiere durante la inspección de la recepción”, agrega.

7 Comuníquese a menudo.

Luego comunique algo más. En Lawson, que utilizó el diseño esbelto y otras iniciativas para aumentar las tasas de finalización de pedidos en un 60% y reducir los pedidos atrasados en más del 80%, los equipos de empleados del CD se reúnen al comienzo de cada turno y de nuevo después de la comida.

Utilizando un tablero azul que se actualiza continuamente con las medidas del día anterior y en curso, y otra información relevante, comentan los objetivos y retos. “Esta es la comunicación de baja tecnología, frente a frente, de la vieja escuela”, asegura McCarthy.

“Las actualizaciones constantes y las sesiones regulares de planificación en torno al periodo de actividad máxima ayudan a una empresa y a sus proveedores de servicios a enfrentarse a los retos de la temporada alta juntos”, concluye Hydrick.

Ayudantes de software de Santa

Encontrar una de estas soluciones de software nuevas para mantener sus existencias puede ayudar a resolver los retos de la demanda navideña.

mobe3 de EVS, el primer sistema de administración de almacenes basado en iOS, optimiza y mejora el flujo de trabajo en el almacén. También es el primer WMS que puede simular operaciones de almacén bajo múltiples escenarios.

Esto permite a la empresa determinar cómo diseñar un nuevo almacén o mejorar una instalación existente, agregar equipo nuevo, actualizar los métodos de selección u optimizar el personal durante una temporada muy activa, todo antes de realizar cambios.

Además, debido a que la interfaz de usuario es una aplicación de iPhone, muchos empleados del almacén están familiarizados con ella. SmartPack Trailer de Zebra Technologies utiliza video y detección de profundidad 3D para permitir a las compañías calcular la densidad de carga y la capacidad del remolque, o ver imágenes de las cargas en curso.

El software del sistema, análisis y hardware montado en techo se integran con varios sistemas de planificación de recursos empresariales para rastrear la eficiencia del volumen del camión, la velocidad de carga y cuándo una carga está a punto de llegar a su destino. El sistema también ayuda a los supervisores del muelle de carga a tomar decisiones inmediatas para ayudar a los empleados a trabajar más rápido y de manera más eficiente.

Vocollect Voice de Honeywell es una tecnología activada por voz y captura de datos que los empleados de almacén usan para mejorar la precisión, aumentar la eficiencia y reducir a la mitad el tiempo de capacitación de los empleados.

Los empleados que llevan un auricular Vocollect reciben información sobre qué seleccionar y dónde encontrarlo, así como respuestas a las preguntas. Los datos del sistema se comparten con el WMS de la empresa para que el stock se actualice automáticamente a medida que se selecciona. Vocollect Voice también documenta la cantidad de tiempo que se invierte en despachar los pedidos, lo que ayuda a controlar la eficiencia de la fuerza de trabajo.

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