El ABC del cumplimiento de la cadena de abastecimiento

mayo 11, 2016 - Por Karen M. Kroll
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Comprender la miríada de reglas del comercio mundial y las regulaciones por venir no es un juego de niños, el incumplimiento podría significar problemas

Si bien los profesionales de la cadena de abastecimiento siempre habían tenido que comprender las normas que afectaban sus cadenas de abastecimiento y exigir el cumplimiento normativo de sus organizaciones, este rol se ha vuelto aún más pronunciado. Las agencias gubernamentales de todo el mundo siguen promulgando normas que afectan a los operadores de la cadena de abastecimiento. 

“Las regulaciones ahora parecen ser un componente habitual de las cadenas de abastecimiento internacionales”, comenta Eric Souza, director de mercadotecnia de producto, transporte de carga marítima y despacho de aduanas de UPS. “Las empresas deben asegurarse de tener implementado un programa de cumplimiento sólido.” Unos cuantos temas impulsan la mayoría de las regulaciones: “modernización, armonización, transparencia, salud, prevención y seguridad”, señala CandaceSider, vicepresidente de asuntos legislativos de Canadá, para la empresa de servicios de corretaje de aduanas Livingston International.

Muchos organismos reguladores siguen cambiando los procesos manuales basados en papel por sistemas electrónicos y digitales. También están tratando de armonizar las normas que utilizan en sus países con aquellas que se usan en la mayoría de otras jurisdicciones. Estos esfuerzos deben ayudar a agilizar el movimiento de las mercancías a través de las fronteras.

Al mismo tiempo, la mayoría de las agencias desean obtener información sobre los productos que entran en sus países de modo que puedan ayudar a garantizar la seguridad, proteger los derechos de propiedad intelectual y mantener a los ciudadanos seguros. Cuando los objetivos de eficiencia y seguridad entran en conflicto -lo que sucede a menudo- los organismos reguladores tienen que sopesar los distintos intereses. Si bien los cargadores no siempre están de acuerdo con los resultados finales, deben acatarlos.

Enseguida se presenta una breve descripción de las regulaciones que es más probable afecten a los cargadores en el próximo año:

La introducción escalonada del sistema de Entorno Comercial Automatizado (ACE) de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP) de Estados Unidos. ACE es la culminación de un esfuerzo por establecer un portal a través del cual la información sobre las mercancías importadas pueda fluir electrónicamente desde las empresas hacia las agencias gubernamentales que así lo requieran. El nuevo sistema “ayudará a la industria y facilitará el comercio”, comenta Bob Jacksta, especialista en la cadena de abastecimiento de Deloitte Consulting. Los productos se podrán mover en la corriente comercial con mayor rapidez, con mejores datos y menos papeleo, añade.


LAS 6 PRINCIPALES REGULACIONES DEL COMERCIO MUNDIAL: ¿ESTAS LISTO?

Estas son las regulaciones que es más probable que afecten a los cargadores en 2016:     

  1. La implementación escalonada del sistema Entorno Comercial Automatizado (ACE) de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos.
  2. Las modificaciones de la Organización Marítima Internacional al Convenio de Seguridad de la Vida Humana en el Mar (SOLAS).
  3.   Los cambios en el programa Operador Económico Autorizado de la UE, parte de la implementación del Código Aduanero de la Unión de la UE. 

  4. Las modificaciones en las regulaciones que permiten un mejor seguimiento de los contenedores de mercancías que entran, salen y viajan en toda la Unión Europea.
  5. Los cambios realizados por el Departamento de Transporte para alinear más estrechamente el Reglamento de Materiales Peligrosos con las normas internacionales.
  6. El Acuerdo sobre Facilitación del Comercio y Cumplimiento Comercial de 2015 firmado recientemente, también conocido como Proyecto de Ley de Reautorización de Aduanas.

ACE ha estado en desarrollo durante años, y “es un monstruo”, observa Tom Gould, director de aduanas y comercio internacional del bufete de abogados Sandler, Travis & Rosenberg. “Varias docenas de agencias gubernamentales recolectarán información a través de él.” El desarrollo de ACE adquirió mayor importancia por una Orden Ejecutiva de 2014 que obligaba a las agencias gubernamentales, a finales de 2016, a poner en práctica las “capacidades, acuerdos y otros requisitos para utilizar el Sistema de Datos del Comercio Internacional (ITDS) y sistemas de apoyo, como el Entorno Comercial Automatizado, como el medio principal de recepción del conjunto de datos estándar y demás documentación pertinente de los usuarios.” “Ahora estamos en la fase final ‘en serio’”, comenta Jonathan Oro, vicepresidente de la cadena de abastecimiento y política de aduanas de la Federación Nacional de Minoristas, una asociación de comerciantes minoristas.

Presentar los datos en ACE

En este punto, la CBP ha automatizado muchas de sus funciones dentro del sistema ACE. Por ejemplo, los importadores pueden presentar documentos de embarque electrónicamente en el sistema, aunque algunos documentos de la CBP aún pueden presentarse en el Sistema Comercial Automatizado (ACS) más antiguo. Muchas otras agencias federales aún tienen que proporcionar funcionalidad a través de ACE. 

Varias entradas y resúmenes de entradas pasarán del sistema ACS a ACE en diferentes fechas a lo largo de 2016. Por ejemplo, a partir del 31 de marzo de 2016 los datos necesarios para la Administración Nacional de Seguridad del Transporte por Carretera (NHTSA) y sujetos a la Ley Lacey de la USDA deben presentarse en ACE, señala Cindy Allen, fundadora y CEO de la empresa de consultoría Trade Force Multiplier.

Este plazo podría tener un impacto en particular en los importadores de vehículos y de partes de vehículos, asegura Allen. Si bien la mayoría de las empresas ya deben tener la información requerida, a menudo esta se dispersa a través de múltiples sistemas y departamentos. Por otra parte, la NHTSA está incrementando la cantidad de elementos de datos que requiere.

Muchas compañías “están preocupadas por la recopilación de información y cómo hacerla llegar a sus agentes con tiempo suficiente para que estos la presenten antes de que lleguen las mercancías”, agrega Allen. El 28 de mayo de 2016, se mudaron a ACE aún más entradas electrónicas y resúmenes de entradas asociados. Durante julio y agosto, se espera que varias agencias federales -los Centros para el Control de Enfermedades, la Administración para el Control de Medicamentos y el Servicio de Pesca y Vida Silvestre- proporcionen funcionalidad a las empresas para presentar información a través del sistema ACE. 

A principios de abril, las fechas exactas no se habían publicado. Para octubre de 2016, ACE será obligatorio para todas las partes electrónicas restantes del proceso de carga de la CBP. Esto incluye devoluciones, quejas, conciliaciones y declaraciones. Por último, la Orden Ejecutiva establece que para el 31 de diciembre de 2016 todas las agencias y funcionalidades utilicen completamente ACE.

Mientras que la CBP ha extendido varias fechas límite de ACE, los expertos dicen que es poco probable que continúe. “No veo una gran oportunidad de prórrogas ulteriores”, añade Gould. Si un importador o agente no puede presentar la información en el sistema ACE, y recurre al papel, la Aduana ya no estará equipada para manejar los envíos, y la carga puede languidecer en los muelles.

Para minimizar este riesgo, las empresas deben implementar los procesos necesarios para cumplir con la regulación. Los profesionales de la cadena de abastecimiento necesitan comprender los requisitos de datos y el momento en que se debe recoger la información, dice Jacksta. Aquellos que proporcionan datos electrónicos a sus agentes deben asegurarse de que se están comunicando los datos requeridos por todas las agencias con las que interactúan.

También deben comprobar que sus agentes están trabajando con software certificado por la Aduana; en el sitio web de la Aduana hay una lista de proveedores de software certificados. Dado que muchos de los sistemas nuevos pueden experimentar pequeñas dificultades, especialmente aquellos tan complejos y expansivos como ACE, tal vez sea conveniente que las empresas con cadenas de abastecimiento justo a tiempo asignen más tiempo a sus procesos a medida que ACE se implemente, sugiere Allen.

Mientras que la transición a ACE requerirá que muchas organizaciones ajusten sus sistemas y procedimientos de la cadena de abastecimiento, los esfuerzos deben dar frutos. “Una vez que estemos sobre la valla de transición, ACE facilitará la comunicación para los importadores y exportadores”, señala Gould.

Las modificaciones de la Organización Marítima Internacional (OMI) al Convenio de Seguridad de la Vida Humana en el Mar (SOLAS).

Las modificaciones al Convenio SOLAS entrarán en vigor el 1 de julio de 2016 y requerirán que los contenedores que se cargan en un barco para su exportación incluyan un peso verificado que los cargadores son responsables de proporcionar.

El hecho de que los cargadores deban proporcionar los pesos precisos de los contenedores no es nada nuevo. “Para que el transportista almacene de forma segura en el barco, tiene que conocer el peso de los contenedores; eso no es objeto de controversia”, comenta John Butler, presidente y di- rector ejecutivo del Consejo Mundial de Transporte Marítimo, un grupo comercial. “Sin embargo, se ha hecho evidente que los pesos suelen ser imprecisos.”

Una serie de investigaciones sobre los accidentes de buque encontró que el peso inexacto de la carga es un factor. Además, si un contenedor es mucho más pesado de lo previsto, la terminal podría no tener el equipo adecuado disponible para manejar la situación. En algunos casos, las pilas de contenedores han colapsado sobre sí mismas porque son más pesadas de lo que deberían ser.

La modificación del Convenio SOLAS está dirigida a la supresión de estas discrepancias, explica Butler. Los cargadores pueden ya sea pesar el contenedor cargado o pesar su contenido y luego añadir la tara o el peso vacío del contenedor. Aun cuando pocas personas están en desacuerdo con el propósito de la regulación, algunos cuestionan la forma en que esta trata de lograr sus objetivos. Por ejemplo, no está claro cuándo tienen que proporcionar los transportistas esta información para no correr el riesgo de que su carga se retrase.

¿La proporcionan cuando hacen la reservación? ¿La proporcionan al transportista o transitario? “Si la norma no está bien definida, se crea la posibilidad de confusión y retrasos”, agrega Souza. Para complicar más las cosas, “la mayoría de los cargadores no son dueños de los contenedores que utilizan”, explica James Johannes, gerente de operaciones de producto y compras, con el despacho de consultoría de gestión de asesoramiento de KPMG LLP. “Este cambio requerirá que los cargadores pesen cada contenedor cargado y sellado de forma individual.”

La obtención y comunicación de esta información requerirá cambios en los sistemas informáticos de los cargadores y en los programas de intercambio electrónico de datos (EDI), añade. Dados los cambios necesarios, algunos han exigido que se retrasen las fechas de aplicación un año. Pero parece inminente que a partir de principios de abril no habrá más retrasos.

Los cargadores deben prepararse para el cambio. “Los transportistas marítimos no cargarán sus contenedores si no cumplen con el Convenio SOLAS”, advierte Ryan Petersen, director ejecutivo de Flexport, un agente de carga internacional de San Francisco.

Un primer paso es entender las capacidades de pesaje disponibles en los diferentes lugares donde se embarcan los contenedores, señala Souza. Idealmente, esto incluirá las escalas certificadas. “Los cargadores también necesitan planes de contingencia bien definidos”, añade. 

El Acuerdo sobre Facilitación del Comercio y Cumplimiento Comercial de 2015 recientemente firmado, también conocido como el Proyecto de Ley de Reautorización de Aduanas. Este proyecto se ratificó en febrero de 2016, y “se espera que el panorama cambie en los próximos años”, observa Richard Mojica, un socio del despacho de aduanas y comercio de importación Miller & Chevalier. “El acuerdo promueve el doble objetivo de la CBP de facilitación del comercio y cumplimiento comercial.”


El Acuerdo de Puerto Seguro en Riesgo

El Acuerdo de Puerto Seguro de 2006 ordenó que todos los contenedores que entren a través de los puertos de Estados Unidos se protejan. La fecha límite actual es julio de 2016.

De acuerdo con la legislación, la protección consiste en una inspección física o por rayos X, comenta Ryan Petersen, CEO de Flexport, un transitario y agente aduanal con sede en San Francisco. Actualmente, sólo una pequeña muestra de los contenedores se somete a rayos X. “Proteger el 100 por ciento de los contenedores podría requerir una gran inversión en equipos de exploración”, asegura Petersen.

Además, están las limitaciones de espacio. Y examinar todos los contenedores requeriría reorganizar los puertos del país. “El Acuerdo de Puerto Seguro es un mandato sin fundamentos”, dice Jonathan Gold, vicepresidente de la cadena de abastecimiento y política de aduanas de la Federación Nacional de Minoristas, una asociación de comercio al por menor.

Un enfoque basado en el riesgo sería más eficaz, añade. En cuanto a la fecha límite de julio, “no creo que se vaya a aplicar”, concluye Petersen. “Los puertos quedarían obstruidos.”


Por ejemplo, el acuerdo simplifica y amplía la devolución de derechos, que se refiere al reembolso de los derechos e impuestos que ha pagado una empresa cuando importa mercancías, toda vez que exporte un volumen equivalente de mercancías clasificadas. El acuerdo amplía el periodo de tres a cinco años en el cual las empresas pueden hacer reclamaciones. También da claridad sobre los tipos de productos que califican para la devolución de derechos. “Si los cargadores utilizan estos programas en su beneficio, pueden bajar el costo final de la mercancía que entra en Estados Unidos”, agrega Mojica. 

El acuerdo también simplifica los procedimientos de investigación utilizados en los casos de derechos antidumping y compensatorios, y amplía asimismo las sanciones. “La Aduana está enviando un mensaje: ‘Si usted no juega las reglas del juego, aumentaremos las acciones para exigir el cumplimiento’“, advierte Mojica. Aun cuando los cronogramas para la implementación aún no se hacen públicos, es probable que la Aduana de a conocer las disposiciones en los próximos años, dice Mojica.

Los cambios en el programa Operador Económico Autorizado (AEO) de la Unión Europea, que forma parte de la implementación del Código Aduanero de la Unión (UCC) de la UE. El concepto de AEO es un elemento principal del Código Aduanero de la Unión, y es parte de una iniciativa para modernizar los procesos aduanales. De acuerdo con la Comisión Europea, los estados miembros pueden otorgar la condición de AEO a cualquier operador económico que satisfaga ciertos criterios, incluyendo el cumplimiento aduanal, el registro apropiado, la solvencia financiera y, en su caso, las normas de prevención y seguridad adecuadas. ¿El beneficio de obtener la condición de AEO? Puede significar un procesamiento más rápido de la carga a través de la Aduana. Los titulares de AEO se beneficiarán al obtener la capacidad para un despacho de aduanas más fácil.

Por ejemplo, pueden autoevaluar o proporcionar la documentación de sus envíos. Asimismo, las empresas que no pueden obtener la certificación AEO tal vez necesiten proporcionar garantías financieras que cubran los derechos e IVA asociados con el almacenamiento aduanero, y los tránsitos temporales, entre otros procesos. Mientras que los titulares de AEO pueden ser obligados a proporcionar garantías financieras, éstas pueden reducirse o suprimirse en algunos casos, comenta Jacek Kapica, un director de operaciones Sandler & Travis Trade Advisory Services con sede en Varsovia. A partir del 1 de mayo de 2016, las empresas tendrán que cumplir con los nuevos criterios en el marco del programa AEO, señala Kapica.

Por ejemplo, los solicitantes tendrán que demostrar que cumplen no sólo con la ley de aduanas, sino también con la legislación fiscal, lo que no se requería antes. Los solicitantes de OEA también deben permitir a las autoridades aduaneras el acceso físico o electrónico a sus sistemas de contabilidad, así como a los registros comerciales y de transporte. El grado de acceso requerido dependerá de un análisis de riesgos.

“Es un cambio enorme”, reconoce Kapica. Los cambios que componen el programa UCC más grande están programados para finalizar en 2020. En ese entonces, las agencias de aduanas deben ser totalmente electrónicas. Sin embargo, “las disposiciones se conocerán y aplicarán en mayo de 2016”, añade Kapica, por lo que los países pueden empezar la implementación antes del 2020 si así lo desean.

La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). A partir del 1 de septiembre de 2016, los transportistas tendrán que presentar mensajes sobre el estado de los contenedores de OLAF que indiquen, por ejemplo, cuando un contenedor se carga en un barco o se mueve a una puerta de la terminal.

Esto permitirá la creación de “bases de datos centralizadas que contengan información sobre los movimientos de contenedores y las mercancías que entran, salen y transitan por la UE”, según el Foro de las Asociaciones Europeas de Derecho Penal.

“Muchas de las actividades fraudulentas, en particular el contrabando de cigarrillos o los productos falsificados, están relacionadas con el uso de contenedores”, aclara Kapica. “La UE ha decidido supervisar los contenedores y recoger información sobre su estado. Toda la información se proporcionará por vía electrónica. “Dado que los cargadores ya mantienen estos datos, el requisito no debe tener un gran impacto en ellos, añade.”

Las regulaciones en Estados Unidos y en todo el mundo
  

La CBP y otras agencias estadounidenses han estado trabajando con sus homólogos de todo el mundo para estandarizar muchos procedimientos en las aduanas, el transporte marítimo, el transporte aéreo y otras áreas.

Por ejemplo, la Administración de Seguridad de Oleoductos y Materiales Peligrosos (PHMSA) del Departamento de Transporte modificó el Reglamento de Materiales Peligrosos para que armonizara con las normas internacionales, incluidos los cambios recientes realizados en el Código Marítimo Internacional de Mercancías Peligrosas (IMDG), las Instrucciones Técnicas de la Organización de Aviación Civil Internacional (ICAO) para el transporte sin riesgo de mercancías peligrosas por vía aérea, y las Recomendaciones de las Naciones Unidas para el Transporte de Mercancías Peligrosas (Reglamentación Modelo de las Naciones Unidas).

Las modificaciones han dado lugar a cambios en los nombres de embarque, las clases de peligro, los grupos de embalaje y los requisitos de estiba del buque, entre otros aspectos. “Estos cambios garantizan que la clasificación del peligro interno, la comunicación de peligros y los requisitos de embalaje sean consistentes con aquellos que se utilizan en todo el mundo”, según la PHMSA.

El cumplimiento voluntario comenzó el 1 de enero de 2015, mientras que el cumplimiento de las modificaciones en general se requirió que comenzara el 1 de enero 2016.

Una cultura de cumplimiento

Si bien la tecnología y los sistemas, como es lógico, serán fundamentales para tener el éxito en el cumplimiento de muchos de estos cambios normativos, los cambios requeridos en la cultura de una organización pueden ser aún más profundos.

“Todas las regulaciones adicionales que ocurren alrededor del mundo requieren un mayor grado de rigor en el proceso”, expone Sean Riley, director de la industria, fabricación, cadena de abastecimiento y logística globales, para la compañía de tecnología de la información Software AG.

En lugar de depender de “puertas traseras” para mover los envíos, los profesionales de la cadena de abastecimiento tendrán que incorporar por adelantado procesos que puedan garantizar el cumplimiento.

Por ejemplo, algunos cargadores se han apoyado en sus agentes de carga, quienes se apoyaban a su vez en agentes encargados de hacer cumplir la ley para aceptar envíos con pesos de contenedores estimados, en vez de los pesos reales. Esto no sucederá más.“Los cargadores no podrán decir a sus agentes de carga, ‘Antes lo hacían’“, agrega Riley. “Ahora, si el cargador no proporciona el peso real, el envío no se mueve.”Ahora, los cargadores y agentes deben obtener y registrar la información requerida en sus sistemas.

Mientras que tales cambios pueden parecer insignificantes, los profesionales de la cadena de abastecimiento deberán comprender la actividad y, luego, añadir rigor a sus procesos de modo que puedan cumplir con sus obligaciones sistemáticamente, agrega Riley.

Cuando evalúen proveedores de logística, los transportistas deben hacer preguntas adicionales relacionadas con el cumplimiento. Riley sugiere preguntar:

  • ¿Cómo garantiza el proveedor que cumple con los procesos correctos en toda su organización?
  • ¿El proveedor mantiene un depósito de las mejores prácticas de cumplimiento?
  • ¿Cómo mantiene el proveedor los procesos de cumplimiento actualizados?

Teniendo en cuenta sus altas expectativas de proveedores, muchos cargadores acabarán centrándose menos en el precio, aunque seguirá siendo importante, y más en el valor. Los proveedores de logística que no puedan proporcionar la solidez necesaria para lidiar con las nuevas regulaciones comerciales no ofrecerán el valor que los cargadores requieren.

Incluso cuando trabajan con expertos externos, los cargadores necesitan mantener un conocimiento profundo de las regulaciones de la cadena de abastecimiento con las que deben cumplir. “Los cargadores deben estar conscientes de cómo operan sus cadenas de abastecimiento, cuáles son las nuevas regulaciones y qué impacto éstas podrían tener”, explica Gold.

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