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  • La Logística de Papá Noel

    La Logística de Papá Noel

    ¿Sabría usted explicar cómo funciona la Logística de Papá Noel? He aquí la respuesta que dio Helman Puentes, Consultor Internacional en Logística, a su hijo Iván José, cuando éste le preguntó. Éste es un artículo escrito en estilo narrativo, dedicado por el autor a Iván José, y a los hijos de las personas que trabajan en logística en todas las áreas y niveles organizacionales, y a todos los futuros logísticos que hoy juegan con barcos, aviones, camiones y trenes.

    Por: Logixtic *

    Llegaba diciembre con su alegría; temporada impregnada de olores, colores, y con los anhelos materiales sobre artículos de toda clase, especialmente juguetes cada vez más sofisticados y caros; propios de las mentes de nuestros niños que han sido influidas por los medios masivos de comunicación. En ese contexto, Iván José, mi hijo de 11 años, se encontraba en la mesa de un restaurante, donde compartíamos un almuerzo con mi amigo Cristian.

    Dentro de la charla
normal del almuerzo
y, evadiendo un poco la
presencia del niño por las
preocupaciones de nuestro
trabajo, no podíamos evitar la
manía de comentar los por
menores de un proyecto de consultoría que estamos desarrollando; hablábamos de volúmenes de almacenamiento, áreas de estanterías especiales requeridas, sistemas de apilamiento móvil, la coordinación de productos estibados y marcados con estándares EAN, los cuales imaginamos entrando y saliendo simultáneamente por muelles de embarque en diferentes tamaños y frecuencias de transporte, desde una superficie cercana a los 8 mil metros de piso, y preguntándonos con énfasis, sobre las prioridades en cuanto a espacio en metros cúbicos de almacenamiento, posiciones de inventario y plataformas de alistamiento que representarían la gestión de 16 mil referencias activas de inventario; entre otras variables relevantes que estábamos considerando para el diseño de un centro de distribución (CEDI), de una importante empresa colombiana. Luego de unos minutos de afanosa discusión de trabajo, nos sorprendió una pregunta de nuestro pequeño acompañante y comensal: “Oye, papi…”, dijo Iván José, con tono serio y mirada sostenida, como incorporado dentro de
la discusión y los análisis que estábamos llevando en la mesa de aquel restaurante -fácilmente se hubiese podido mimetizar como un miembro más del equipo de consultoría- “¿…Y cómo es que funciona la logística de Papá Noel?”

    La pregunta nos desconcertó, y en especial, porque nos miramos como dos adultos creyéndonos expertos
sobre temas complejos, pero este pequeño niño nos estaba retando con lo que en primera instancia parecía una inocente y desprevenida pregunta. Cómo explicar a la mente inocente de un niño, si de verdad existe o existió
esa figura generosa que trabaja por demanda, que tiene bajo su mando un ejército de duendes y una flota de renos, con los cuales atiende la infinidad de pedidos sobre millones de juguetes y otro tipo de artículos en el mundo. De qué manera explicar un infalible sistema de mensajería o courier global, que permite consolidar y a
la vez emitir órdenes de producción directas, puestas en varios idiomas y caligrafías diversas; y
ya entrados en detalle, cómo dar respuesta a esa pregunta, con la misma sinceridad con la que acababa de hacerla el niño, pero sin interferir en la reputación del adorable anciano de uniforme rojo y blanco, que para estas fechas supera en fans a cualquier estrella de música, astro del balompié o superhéroe alguno…

    Me quede cavilando sobre la forma más apropiada que debía utilizar para
explicarle a mi expectante interlocutor, que
los requerimientos de abastecimiento corporativo, almacenamiento, sistemas
de empaque y embalaje, alistamientos y despachos obedecen a ciclos muy precisos y que las prácticas de economías de volumen y justo a tiempo son propias de un sistema de logística perfecto, que satisface a todos los niños que enviaron su carta o hicieron
su pedido de manera anticipada -a veces con suficiente tiempo y a veces con plazos de entrega bastante cortos.

    Pues bien, me prometí hacerlo a través de una publicación, para resolver las dudas logísticas de otros niños que, como mi hijo, se habrían hecho esta indescifrable pregunta, y de paso darle una ayudita a los padres de los futuros logísticos del mundo.

    Los elementos de la logística de Papá Noel

    Ese personaje de inspiración patriarcal, tierno, bondadoso, que reparte regalos a los niños de toda condición y clase social, hoy se
le llama Santa Claus, Father Christmas, Sinterklaas, Papá Noel, Baboo Natale, y
de otra veintena de formas, pero como bien sabemos, todas parten del legendario San Nicolás, el cual ha sido adaptado por las tradiciones invernales propias de los nevados pueblos europeos; sin embargo, niños nacidos en el trópico, como los míos, nunca han visto ni vivido en entornos inclementes de nieve estacional, ni conocen un reno de vista, ni tienen en el jardín de su casa la posibilidad de armar el famoso muñeco de nieve, por lo que mi explicación se reducirá a la simplista figura de un gordito bonachón, al que se le atribuyen los actos de generosidad de las familias y los padres, para complacer en la época decembrina a sus hijos, en la medida de sus posibilidades.

    Existen múltiples autores que destacan
los elementos clave de la logística y lo hacen con diferentes énfasis, pero en este descansado ejercicio sólo quiero tomar unos cuantos elementos teóricos, sin entrar en las clásicas discusiones bizantinas entre logística y cadena de abastecimiento. Para resumir, sólo tomaré cuatro características funcionales: sistema de información para el abastecimiento; personal o talento en la operación; instalaciones de almacenamiento, embalaje y manejo de materiales; y elementos del transporte y la distribución física. 


    Un sistema de información para el abastecimiento

    ¿Cómo es que Papá Noel no se equivoca al surtir los pedidos de millones de niños? ¿Acaso es magia?

    Como en todo sistema de información para el abastecimiento, el asunto de fondo es cómo la empresa logra el cálculo de necesidades que se materializa en función de los pedidos, y que necesariamente involucran todo aquéllo que se requiere para el funcionamiento productivo de la empresa, en cantidades específicas, para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. De esto se derivan el planeamiento, las compras, el almacenamiento, el control de las existencias, la conservación de materiales, la reposición oportuna, el despacho, la distribución y la utilización de desperdicios.

    La importancia del abastecimiento
para Papá Noel, es proporcionar el flujo ininterrumpido de materiales y servicios para su organización productiva, mantener las existencias y buscar los estándares de calidad apropiados que mantengan a su organización en una posición competitiva (frente a sus principales competidores en el mercado: el “Niño Dios” y los “Reyes Magos”) y a costos razonables.

    Este ejercicio predictivo explica la capacidad extraordinaria que tiene Papá Noel y su equipo de producción, allá en las lejanas tierras del Polo Norte, para entender los deseos de los niños en las semanas previas a la Navidad; debe ser más
o menos lo que nos quita el sueño con nuestros sistemas de producción en algunas empresas.

    La importancia de todo esto, determina los productos y sus millones de referencias, el volumen de producción, la frecuencia de los pedidos, y la calidad de las materias primas; sin embargo, en las áreas de impacto los problemas a resolver son fundamentalmente tres: la forma de mantener la continuidad de abastecimiento; la calidad adecuada de los insumos a adquirirse; y la localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros con proveedores estables. 


    De esta forma y en sincronía perfecta, el sistema de abastecimiento funciona a las mil maravillas y tiene el registro individual de pedidos de sus clientes, con la capacidad de mantener presente los históricos de pedidos por muchos años, para no repetir una orden, a un mismo infante.

    El sistema de Papá Noel tiene los insumos del abastecimiento en función de la demanda, porque tiene la información para la producción (periodicidad y colocación de pedidos con estándares de calidad), la información de inventarios, ubicaciones
y almacenamiento de cada artículo; así mismo, a nivel de comercialización tiene
los datos, y su tiempo límite de entrega está definido previamente, cuidando los registros contables y realizando conciliaciones perfectas. En fin, todas estas fortalezas del sistema de información de Papá Noel son las que garantizan los altos niveles de servicio e índices de satisfacción logrados por este servicio.

    Personal o talento en la operación

    ¿Imagina usted una huelga de duendes en plena época decembrina? ¡Impensable!

    Suponga que lee una nota como ésta: “Después de tres horas y media de reunión con el Sindicato de Duendes Obreros de Papá Noel (SDOPN), y luego de considerar todas las opciones, la gerencia ha cedido y concedido calefacción y el aumento salarial que tanto reclamaban. En consecuencia, a partir de este instante se
deben enviar las cartas por correo certificado para poder costear este aumento de sueldo inesperado de los duendes. Adicionalmente, se logró un acuerdo sobre la renovación
de los contratos de trabajo y
el compromiso, por parte de
los duendes, para garantizar a la empresa que no habrían de pasarse a competencia (los Reyes Magos, que entre cosas, siempre llegan más tarde)”.

    El esfuerzo logístico del talento humano requiere: dirección clara y precisa, por un lado, y sentido objetivo de la operación que se administra, por otro. Con esta orientación, los modelos explícitos de logística tienen como fundamento el talento y la gestión de personas. No sobra recordar que la capacitación del talento humano es esencial en las operaciones logísticas, estos asuntos claves de la operación sólo se logran con personal altamente comprometido, instruido y permanentemente entrenado laboralmente, en todos los niveles de la organización.

    Con respeto, preferiré no ahondar mucho en este asunto, pero dejaré en claro que
el esfuerzo de coordinación entre los involucrados es muy grande y que su importancia estratégica es clave para
que a Papá Noel le funcionen las cosas, pues trabaja con un equipo altamente motivado que conoce perfectamente su puesto de trabajo, sabe realizar sus tareas coordinadamente con propios y extraños de cualquier parte del mundo, que comparte información rápidamente para que las cosas fluyan, que es amable y además esta bien remunerado.

    Instalaciones de almacenamiento, embalaje y manejo de materiales

    ¿Cómo le hace Papá Noel para guardar tanto juguete antes de entregarlo? ¿Cómo le hacen los duendes para envolver los regalos tan hermosamente?

    Histórica y teológicamente se reconoce que la Navidad es una evocación al nacimiento, no sólo de Jesucristo como lo reconoce el Cristianismo, sino también del Sol. Se celebra, dentro de la tradición, desde la época del Papa Liberio, en el año 354. Al parecer, la celebración se instauró como una forma de absorber los ritos de las religiones paganas anteriores al Cristianismo, que festejaban el solsticio de invierno y la llegada de la primavera con grandes jolgorios. En la actualidad, la Navidad se ha convertido en un acontecimiento comercial que se basa en el intercambio de regalos y reuniones familiares, y su sentido real se ha perdido un poco.

    Sin embargo, el problema que nos atañe es: ¿cómo funciona el back tend en el manejo de materiales y productos para que todo salga bien? Consideremos que allá en el Polo Norte, hay suficiente espacio para construir complejos subterráneos de almacenamiento y que el espacio no
está limitado por reglamentaciones de ordenamiento territorial o de vías de acceso; esto le permite alcanzar varios millones de metros de superficie, eficientemente administrados
mediante un
novedoso WMS y telepatía para la recepción de pedidos, donde se pueden recibir y filtrar ondas cerebrales, seleccionando las que proceden de los pensamientos de los niños
y sus deseos
decembrinos.


    Otro aspecto
que sin duda es
impresionante, es la seguridad
industrial y física asociada a estas enormes instalaciones, pues un pequeño incendio
o la caída de unos cuantos racks de almacenamiento, podrían estropearle la navidad a cientos de niños en el mundo. Eso sin mencionar la reacción que tendría el SDOPN (el mencionado sindicato de duendes).

    Por otra parte, el manejo de materiales
se convierte en una actividad de cuidado extremo, pues cada paquete es considerado como un tesoro y debe ser cuidado como tal. Para esto, el abuelito bonachón no escatima esfuerzos en capacitar a sus duendes en
las mejores técnicas para el manejo de materiales, obviamente con la ayuda de la ARP-PNYSA (Aseguradora de riesgos profesionales del Polo Norte y sus alrededores), y uno que otro curso de telequinesis, que de paso le ayuda a ahorrarse una aburrida plática sobre equipos para manejo de cargas.

    Finalmente, el embalaje es clave en esta próspera organización de Papá Noel, pues éste cumple la doble función
de preservar intacto el paquete desde el Polo Norte hasta cada chimenea, tapete de árbol navideño, cama o mesita de noche de cada niño alrededor del mundo, y la de ilusionar al infante aún antes de abrir su regalo. Para ello, se garantizan los mejores materiales en cajas, rellenos de icopor y burbujitas de aire, y se tienen conformadas cuadrillas de duendes muy bien entrenados, que superan ampliamente a cualquier empacador
de regalos de un centro comercial, y que adicionalmente son expertos en “origami”, para sorprender a los pequeños con infinidad de diseños.

    Elementos del transporte y la distribución física

    ¿Cómo consigue Papá Noel repartir millones de regalos en tan sólo una noche?


    Las guirnaldas, las casas llenas de escarcha y decoradas con miles de luces, árboles de todos los tamaños y estilos sobrecargados con bombitas de colores, son los adornos clásicos de cualquier
casa en Navidad, valorados como muy importantes en la tradición navideña de occidente; pero lo que nadie sabe es que en realidad es la simbología del viejito pascuero, ése que trae los regalos, o
por lo menos quien los hace
llegar, y esto es nada
más y nada menos
que los aspectos
publicitarios de un
operador logístico
de clase mundial,
(PSL, Prestador de
Servicios Logísticos)
que tiene fama de
entregar el producto
correcto, en la casa
correcta y a la persona adecuada.

    “Jo Jo Jo Jo... la voz de las entregas perfectas”. Este famoso slogan del viejito bonachón de la barba blanca es usado para meterse a hurtadillas por las casas con la finalidad de cumplir con los acuerdos del nivel de servicio (ANS), requeridos por sus especiales, diversos
y rigurosos clientes. ¿Cómo funciona la flota de transporte global de Papá Noel?

    Los nombres de los renos: Dasher (Brioso), Dancer (Bailarín), Prancer (Acróbata), Comet (Cometa), Cupid (Cupido), Donner (Trueno), Blitzen (Relámpago), Vixen (Juguetón) y Rodolfo, que apareció posteriormente, tuvieron que ser explicados como parte de una caravana de repartos, de una industria que opera en simultánea y que bajo un sofisticado sistema de entregas, se luce con una sincronía casi exacta y que apalancada en una base tecnológica fuerte, puede soportar los volúmenes de carga apropiados y el sistema de manipulación de mercancías que le permiten el rastreo de su red global de entregas, por supuesto, usando bioingeniería genética para perfeccionar sus habilidades de vuelo, el caminar en los tejados y la visión nocturna.

    ¡Y qué decir del sistema de distribución! Las distancias que recorre desde su lejana vivienda rodeada de nieve son enormes, pues implica que los canales de distribución global, la flota de trineos
y renos, así como la sincronización del soporte operativo y tecnológico actúen de manera coordinada; su sistema siempre le permite llegar de manera simultánea donde todas las familias le esperan. Solo falta recordar que según los últimos reportes internacionales, antes de llegar a las manos de los niños, las muñecas y juguetes recorren medio mundo, pues el 66% de ellos nacen en las fábricas chinas.

    En los temas de logística, la distribución es uno de los aspectos sobre los que más debe trabajar
una empresa para afrontar el desafío del comercio electrónico.
La distribución física
y los operadores de transporte deben ser capaces de responder
en tiempos menores
a los acostumbrados,
y adecuarse a nuevos horarios y condiciones de operación y de seguridad física; y además, hacerlo a precio competitivo (¿barato?); siempre por la guerra de precios con la competencia y afrontando costos fijos muy difíciles de doblegar. En el mundo Internet de hoy, en el que la información de los precios de productos es una realidad, los márgenes de rentabilidad se estrechan para toda la cadena, entonces lo ideal sería tener la mejor de las estructuras logísticas, que ahorre costos; éso es fundamental.

     No es tan fácil llevar todo a todos, y cada uno en casa hace lo que puede. Juan Torrens (autor español), expresa muy bien la problemática logística que rodea el comercio electrónico dirigido al consumidor final (B2C), explicando que el 61% de los operadores logísticos en España ofrece a sus clientes virtuales hacerse cargo de todos los trabajos que van desde que se recibe la orden hasta que el pedido llega
al consumidor final; pero, según un estudio elaborado por la consultora Baquía y por el Centro Español de Logística, la oferta se queda en teoría, porque la práctica arroja resultados muy pobres. Sólo un 8% de los pedidos llega al consumidor final, cumpliendo todas las condiciones que se pactaron en el momento de la compra virtual, mientras un 20% nunca llega a su destino final. Entre compradores que no están en casa al momento de la entrega, aquéllos que rechazan el producto porque no es
lo que esperaban o porque ha llegado en mal estado, el porcentaje de entregas fallidas en un primer intento puede llegar al 30%. Entonces, otro gran problema aparece: las empresas no están preparadas para la logística inversa.

    Bueno, hasta esto fue bien pensado por Papá Noel. Sin duda, nunca hay que desdeñar la ayuda de terceros.

    Y colorín colorado…

    Con unas cuantas explicaciones y la promesa de escribir este artículo fuimos pagando el almuerzo y aproveché para verificar el saldo de mi tarjeta de crédito, porque sabía que esta pregunta y su explicación inocentes tenían un fondo muy claro. Finalmente, lo abracé y le di un beso en la cabeza y le pronuncie las siguientes palabras: “Hijo, no sé si puedas tener todo lo que quieras, pero recuerda que la logística nos ha dado todo lo que necesitas”.

    ¡Feliz Navidad a todos los logísticos lectores!


     * "Logixtic” es el nombre del equipo estratégico para la gestión de felicidad de Grupo Rayuela MX, operador logístico especializado en cadena fría, el cual integra el conocimiento colaborativo y la tecnología sobre sistemas de información, enfocados en la cadena de suministros y operaciones especializadas de logística. Logixtic es un término que fusiona a la palabra “logística” el vocablo “Ix” que significa mago en maya. A este equipo se le puede contactar por medio de: Gerencia@gruporayuelamx.com