Principales factores en la selección e implementación de un WMS

enero 21, 2018 - Por Inbound Logistics Latam
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Ya sea que esté instalando un WMS por primera vez o actualizando su sistema, estos consejos le guiarán a través de una selección e implementación de WMS exitosas.

La evidencia de la implementación de un sistema de administración de almacenes (WMS) mal concebido y mal gestionado es tan clara a veces que los transeúntes en la calle lo notan, comenta Marc Wulfraat, presidente y fundador de MWPVL International, una consultora de la cadena de abastecimiento con sede en Quebec.

“Cuarenta camiones alineados en la carretera tratando de entrar en un almacén es un indicio de una mala instalación de WMS”, señala. “Cuando las cosas no marchan bien o el sistema no funciona, los camiones tienen que esperar. Y eso cuesta dinero”.

Los sistemas de administración de almacenes son aplicaciones de software que permiten una gestión centralizada de las operaciones de almacén. Realizan un seguimiento del inventario en tiempo real y están diseñados para mejorar la eficacia y efectividad del almacén y proporcionar al mismo tiempo una mayor visibilidad a los gerentes y a otras personas.

Un WMS puede ser una herramienta crítica, incluso necesaria, para muchas empresas que operan almacenes, pero intentar dar un paso adelante puede llevar a dos pasos hacia atrás si las empresas no toman la debida diligencia durante la implementación.

“Los sistemas de administración de almacenes suelen estar en funcionamiento durante 15 años o más”, comenta Simon Tunstall, analista principal de investigación centrada en WMS de Gartner Inc., una empresa de investigación y asesoría con sede en Stamford, Connecticut.

“Son una gran inversión estratégica y no una solución que se puede instalar y luego cambiar en unos pocos años. Es un gran cambio y las empresas deben pensar a largo plazo y en una visión general”.

Wulfraat compara un WMS con una calculadora: “Si está manejando un almacén con inventario, entonces un WMS es una herramienta básica”, señala. Un WMS mejora el movimiento de los materiales y productos, aumenta la precisión y la puntualidad, mejora el seguimiento y la elaboración de informes, proporciona flexibilidad, mejora el surtido de pedidos y fortalece el control, entre otros beneficios.

El valor de un WMS es demasiado grande para dejarlo pasar, coincide el doctor Randy Bradley, profesor adjunto de sistemas de información y administración de la cadena de abastecimiento de la Universidad de Tennessee. Las empresas que eviten adoptar un WMS se retrasarán cada vez más, hasta que finalmente no puedan cumplir con las expectativas de sus socios y consumidores, advierte. Pronto, esas empresas lucharán por ponerse al día. “Eso lleva a decisiones precipitadas sobre la adopción de una solución”, señala Bradley.

“Y las soluciones precipitadas conducen a finales prematuros”. Para las compañías que buscan adoptar un WMS por primera vez, o cambiar de sistema, se presentan seis puntos clave a considerar durante la selección e implementación.

1. Usabilidad

La usabilidad de un WMS debe ser de suma importancia cuando se ponderan sistemas, en particular si su organización tiene una fuerza laboral de almacén envejecida que carece de habilidades tecnológicas. “Pregunte si el sistema está centrado en la persona”, recomienda Tunstall. “Asegúrese de que las tareas simples no sean complejas, ya que esto podría aumentar el tiempo de capacitación.

Esto se aplica no solo a los trabajadores del almacén, sino también a los gerentes. Si les resulta difícil usar el sistema, entonces no podrán obtener una buena visibilidad de las operaciones de almacén: cómo se implementan los equipos y si las operaciones son eficientes”.

Una vez que una empresa elige un WMS, incluso un sistema fácil de usar, es posible que no lo adopte rápidamente. “Es importante tomarse el tiempo para enseñar a los trabajadores en qué difiere el nuevo sistema de su antigua forma de operar”, comenta Curt Barry, presidente de F. Curtis Barry & Company, una empresa de consultoría de operaciones y cumplimiento para la industria multicanal con sede en Virginia.

2. Complejidad de las operaciones

Las operaciones de almacén varían ampliamente entre las organizaciones y es esencial que las empresas se aseguren de que cualquier WMS que seleccionen tenga la capacidad de mantenerse al día para satisfacer sus demandas particulares.

Una operación multicanal de alto rendimiento, con múltiples tipos de selección, demanda variable y cientos de miles de SKU, por ejemplo, requiere un WMS robusto. Las empresas deben conocer los aspectos únicos de sus operaciones y estar conscientes de que tal vez los proveedores de WMS no desarrollaron sus sistemas teniendo en cuenta los procesos específicos o las necesidades de su organización. “Algunas actividades son realmente un nicho”, señala Tunstall.

Un inventario más equilibrado, una asignación de mano de obra más eficiente y menores gastos operativos se encuentran entre los muchos beneficios de implementar el WMS correcto para su negocio.

“Es importante desafiar a sus equipos internos para que trabajen con los proveedores de WMS con la finalidad de identificar esas actividades”. Un WMS “convencional” debería ser adecuado para aproximadamente el 70 por ciento de las empresas, agrega Wulfraat, pero el otro 30 por ciento con operaciones más complejas requerirá un sistema más robusto.

Por ejemplo, será importante que algunas compañías sepan si un proveedor de WMS puede admitir el procesamiento de volúmenes altos de rendimiento y transacciones. “En cuanto una empresa comienza a mover más de 50,000 líneas de pedido al día, su requisito de alto rendimiento aumenta”, asegura.

“La tecnología subyacente con la que se desarrolló el software puede o no soportar el procesamiento de transacciones de gran volumen”.

3. La velocidad mata

Ningún error crea más problemas para la implementación de un WMS que moverse demasiado rápido. “Apresurar el proceso es un grave error”, advierte Wulfraat. “Las empresas deciden que necesitan tener un sistema instalado para una fecha determinada, y esa fecha límite les obliga a apresurarse”.

En algunos casos, el liderazgo de una organización se ha comprometido a gastar cientos de miles de dólares en un WMS y espera ver resultados.

“Quieren hacerlo y quieren ver los beneficios”, señala Barry. “Entonces, una parte importante del proyecto de implementación es gestionar las expectativas”. Se requieren de cuatro a seis meses para elegir un sistema, y de seis a 12 meses para implementarlo.

De lo contrario, es probable que una organización no esté preparada para el cambio en sus operaciones. Es probable que se produzcan retrasos generalizados, desorganización y descontento. “Las implementaciones apresuradas casi siempre son desastres no mitigados”, advierte Wulfraat.

Incluso cuando se administra de forma experta, la implementación de un nuevo WMS a menudo puede conducir a beneficios poco claros desde el principio.

Las organizaciones necesitan tomarse el tiempo para estudiar el nuevo sistema e identificar y resolver los problemas que surjan. La paciencia es la clave. “Lleva tiempo convertirlo en un entorno altamente vo”, reconoce Barry.

4. No ignore los datos

Con la introducción de un WMS, las empresas pueden ser complacientes con sus propias responsabilidades, por ejemplo, con los problemas relacionados con los datos. No importa cuán grande sea un WMS, no significará mucho si una compañía tiene fallas en la forma en que maneja las fuentes de datos clave en las que se basa la ejecución del WMS.

“Dominar la gestión de datos es sumamente importante”, señala Bradley. “¿Cuál es la calidad de esa información? ¿Tiene mecanismos establecidos para garantizar que la calidad de los datos siga mejorando? La calidad de sus datos será primordial para el valor que podrá obtener de estas soluciones”.

5. El papel del costo

Bradley dice que duda cuando tiene que trabajar con compañías que consideran el precio o el rendimiento sobre la inversión como el factor más importante en una selección de WMS. Vale la pena considerar ambos, añade, pero a menudo se les da más importancia de la debida.

“La tecnología aquí no es un eje impulsor; es un facilitador”, observa Bradley. “Permite hacer algunas cosas mejor, lo que ayudará al resultado final, pero esos beneficios son indirectos y no directos. Con un WMS, no es buena idea enfocarse en parámetros financieros”. Tunstall está de acuerdo en que poner demasiado énfasis en el costo “puede resultar mal” para las compañías que se están abriendo paso en el mercado de WMS. “Es algo muy aislado a considerar”, agrega.

Algunas soluciones de WMS ofrecen opciones de selección por voz para aumentar la eficiencia en los almacenes de alimentos y productos agrícolas.

Controlar y administrar los costos es importante, pero es más importante centrarse en el caso de negocios estratégico para un WMS. El costo también puede ser engañoso. El precio inicial del WMS es un costo, pero la suscripción del sistema y el servicio del mismo es otro costo.

El costo inicial y el costo total serán muy diferentes. En años recientes, la barrera de los costos se ha vuelto menos formidable para las organizaciones pequeñas y medianas, comenta Barry, gracias al aumento de las plataformas basadas en la nube.

6. Considera el futuro

Debido a que un WMS por lo general es un compromiso a largo plazo, Bradley advierte contra caer en la trampa de elegir uno basado solo en lo que su empresa necesita en este momento, porque ese momento pasará rápidamente.

“Piense en el cliente al que atenderá en cinco a 10 años a partir de ahora”, explica Bradley. “La cadena de abastecimiento que la mayoría de nosotros hemos heredado fue una creación de aquellos que estuvieron antes que nosotros.

Tenemos que buscar soluciones que no solo cubran nuestras necesidades actuales, sino que también tengan la capacidad de permitirnos crecer y satisfacer esas necesidades que están por venir, para que podamos sacar provecho de ellas”.

La idea no es intentar adivinar hacia dónde se dirige la tecnología sino considerar dónde están destinadas a llegar las necesidades de sus clientes y las demandas de su negocio.

“Debe pensar en lo que está en el horizonte siguiente a pesar de que esté viviendo en este”, agrega Bradley. “Tiene que anticiparlo. A aquellas organizaciones que piensen en los próximos 10 a 15 años no les sorprenderá el cambio”.

Explorar los proveedores de WMS

Administrar el proceso de selección de proveedores puede ser engañoso si se trata con descuido, asegura Marc Wulfraat, presidente y fundador de MWPVL International. La preparación para seleccionar un WMS requiere que la organización revise la forma en que ésta opera.

“Si completa el proceso con sus necesidades definidas de manera deficiente, estará en problemas”, asegura Wulfraat. “Tiene que revisar toda su operación de principio a fin”. Tiene que estar en el piso entrevistando a los trabajadores para entender exactamente lo que hacen, por qué lo hacen y qué hacen si las cosas salen mal”.

Curt Barry, presidente de F. Curtis Barry & Company, está de acuerdo. “Es importante que anote sus requisitos”, dice. “Definir sus necesidades es probablemente lo único más importante que las personas no hacen bien”.

Wulfraat aboga por afirmar el control en el proceso de selección y evitar que los proveedores se centren en sus fortalezas en lugar de las necesidades de una compañía. Recomienda ofrecer a los proveedores horarios y parámetros estrictos para sus presentaciones, de modo que aborden los temas más relevantes para la empresa. Los proveedores y sus capacidades se combinan rápidamente durante el proceso de selección.

Las tarjetas de puntuaciones y la toma de notas asidua se vuelven críticos. De lo contrario, las empresas se arriesgan a tomar una decisión con solo un vago recuerdo de las diferencias entre los proveedores. Un enfoque simple para comenzar a separar a los posibles proveedores de WMS desde el principio es ver quiénes son sus clientes.

Muchos vendedores tienden a tener clientes de ciertas industrias. Inclínese por aquellos que parecen funcionar bien con los clientes en su campo y es probable que tengan sistemas que se alineen con las características y funciones que su trabajo requiere, dice Barry.

Wulfraat y Barry dicen que hablar con otros clientes de un proveedor puede ser útil. Wulfraat sugiere llegar a los clientes de un proveedor con necesidades operativas similares para ver cómo un WMS particular funciona para ellos.

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