Cómo las soluciones de gestión de comercio internacional (GTM) automatizan las actividades internacionales complejas de contratación, logística, comercio transfronterizo y cumplimiento normativo.
Si su empresa importa o exporta productos físicos o digitales, o realiza operaciones de comercio electrónico global, hay una excelente posibilidad de que usted necesite un sistema de gestión de comercio internacional (GTM).
A mediados de 2016, las 20 principales economías del mundo implementaron un promedio de 17 restricciones comerciales mensuales, según un informe de la Organización Mundial del Comercio. Por lo menos una docena de agencias solamente en Estados Unidos realizaron embargos comerciales contra aproximadamente 30 países.
Estados Unidos también impone sanciones con base en una lista en respuesta al terrorismo, los controles del comercio de diamantes, narcóticos, la proliferación nuclear y las organizaciones criminales transnacionales.
A esto se añade una lista siempre cambiante de aranceles, que involucran no sólo a Estados Unidos sino también a otras naciones que participan en sus propias disputas comerciales. Las sanciones por incumplimiento varían de una amonestación menor de cinco cifras a multas lo suficientemente altas como para llamar la atención de las multinacionales más grandes.
Algunas empresas -sorpresivamente, muchas de ellas grandestratan de gestionar el comercio internacional y la logística de forma manual, con personal que estudia detenidamente las hojas de cálculo llenas de datos. Sin embargo, la complejidad cada vez mayor de la logística global y el riesgo de multas y otras consecuencias legales, están impulsando el crecimiento en el sector de gestión del comercio internacional.
Los sistemas GTM robustos complementan o se conectan con los sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), los sistemas de administración del transporte u otros sistemas logísticos existentes para garantizar que las ventas salientes o materiales entrantes no entren en conflicto con las restricciones al comercio impuestas en alguno de los países involucrados. También se aplican aranceles, derechos de aduana y otros gastos para proporcionar el costo total de importación de un producto.
La administración manual de las restricciones comerciales podría tardar semanas en resolverse, además de varias horas en cada transacción, señala Nathan Pieri, director ejecutivo de productos de Amber Road. No obstante, una solución GTM puede revisar una transacción de inmediato, en tiempo real.
En resumen, una solución GTM automatiza el complejo aprovisionamiento de la cadena de abastecimiento internacional, la logística, el comercio transfronterizo y las actividades de cumplimiento normativo.
Una solución GTM holística de extremo a extremo combina el aprovisionamiento y la logística, además del contenido, para gestionar el riesgo mediante la colaboración proactiva y la eficiencia mejorada en toda la cadena de abastecimiento.
Por lo general, una solución GTM se compone de módulos que apoyan el comercio mundial; el alcance del flujo comercial de una empresa indica qué módulos requiere. Los módulos básicos comunes incluyen:
Los gigantes de la tecnología de la información SAP y Oracle ofrecen soluciones GTM, al igual que los proveedores más especializados como Amber Road, GT Nexus, Descartes, QAD Precision Software, Integration Point, Blinco Systems y Aptean TradeBeam. Varios proveedores, incluyendo a Amber Road y Aptean TradeBeam, ofrecen aplicaciones SaaS basadas en la nube, mientras que otros instalan el software localmente.
El contenido es el rey
Es importante tener en cuenta que una solución GTM es tan buena como sus contenidos: listas de acuerdos comerciales, aranceles, personas y entidades prohibidas, productos restringidos y otra información que conforma las funciones básicas del proceso de GTM.
Algunos proveedores de GTM subcontratan la recolección y la gestión de contenidos, mientras que otros tienen departamentos internos que mantienen las listas actualizadas. Uno de los beneficios de una solución basada en la nube es las actualizaciones automáticas en segundo plano. Por ejemplo, Amber Road, un proveedor de servicios GTM basados en la nube, con sede en East Rutherford, Nueva Jersey, maneja más de 350 listas de restricción comercial de más de 150 países. En 2016, hizo aproximadamente 16 millones de actualizaciones a su base de datos. “Pero hay más que eso”, comenta el Director de Producto Nathan Pieri.
“También es importante saber cómo clasificar las mercancías, las normas de licenciamiento, los requisitos de admisibilidad de las importaciones, las tasas de impuestos asociadas a dichas transacciones y los impuestos preferenciales o programas comerciales especiales asociados a un acuerdo de libre comercio.
“Si usted tuviera que hacerlo manualmente, tardaría una o dos semanas en entenderlo, y luego varias horas en cada transacción”, añade. Una solución GTM relacionada con una plataforma ERP o de comercio electrónico puede revisar una transacción básicamente en tiempo real. Tomemos como ejemplo a un cliente en el Reino Unido que ha ordenado un par de zapatos deportivos de diseño disponibles sólo en Estados Unidos.
“El precio de lista para los zapatos podría ser de 130 dólares, pero al vendedor en línea le cuesta 190 dólares llevarlos hasta el domicilio del cliente. El proveedor puede utilizar una solución GTM para hacer un cálculo del costo total de importación”, observa Anne van de Heetkamp, directora de la línea de productos TradeBeam para Aptean. Cualquier empresa que hace negocios a nivel internacional debe usar algún tipo de solución GTM para reducir el riesgo de violaciones al cumplimiento y mejorar los procesos de la cadena de abastecimiento.
El primer requisito de envío internacional por lo general es el monitoreo de personas y entidades prohibidas previo al embarque, el cual sirve tanto a los clientes internos como externos. Algunos usuarios de Aptean realizan sólo 150 monitoreos al año, mientras que otros, como los proveedores de software que ofrecen descargas digitales, realizan millones de monitoreos al año. “El monitoreo de personas y entidades prohibidas debe realizarse en segundos o los clientes sencillamente abandonarán sus carritos de compras”, advierte van de Heetkamp. Internamente, el personal de ventas quiere saber de inmediato si una consulta o pedido proviene de una persona o entidad prohibida de modo que no pierdan más tiempo con esa transacción.
Por lo general, la necesidad de un sistema GTM se hace evidente a medida que los envíos internacionales de una empresa crecen orgánicamente o mediante adquisiciones. “Las empresas con un volumen de exportaciones cada vez mayor no pueden darse el lujo de tener a una persona en el departamento de envíos que invierta un par de horas en cada transacción”, agrega Pieri.
“Cuando las empresas adquieren otras empresas con operaciones internacionales, es importante tener un proceso centralizado para mantener los controles adecuados”. Un sistema GTM debe proporcionar un seguimiento de auditoría de los cambios en los datos para la gestión de cumplimiento, una función que es difícil replicar en un sistema propio.
“Si un empleado aprueba una posible coincidencia para una persona o entidad rechazada, o vuelve a clasificar un producto, usted quiere asegurarse de contar con un registro completo de cuáles fueron los cambios y quién los hizo”, explica van de Heetkamp. En las empresas con negocios internacionales crecientes, llega un punto donde “fundamentalmente no pueden mantenerse al día con el papeleo”, señala Pieri.
“Con los procesos manuales, por lo general siempre están recortando el presupuesto y dándose cuenta de que no están cumpliendo como ellos pensaban”. En 2014, Oracle trabajó con Cummins Diesel para implementar una solución GTM para su negocio internacional. En su primer año de uso, el sistema monitoreo 2.4 millones de personas y entidades y clasificó 394,000 artículos, de acuerdo con una presentación de Oracle.
Beneficios para la empresa GTM
La adición de una capa de disciplina digital al comercio internacional puede desbloquear la posibilidad de incrementar las ganancias o los ahorros en los costos. Por ejemplo, Livingston International, proveedor de GTM con sede en Toronto, dice que le ahorra a sus 10 principales clientes 2 mil millones de dólares al año en pagos excesivos de impuestos.
Mediante la implementación de la solución GTM Onesource, de Thompson Reuters, el fabricante de equipos de construcción Komatsu do Brasil Ltda recortó los gastos de los agentes aduanales y redujo los plazos de entrega de las importaciones en un 30 por ciento. El sistema de comercio integra las tarifas de importación al sistema ERP de Komatsu y herramientas basadas en el web, lo cual permite a los clientes internacionales cargar las facturas en el sitio web.
Onesource genera todas las declaraciones de importación, las facturas domésticas y las boletas de recaudación de impuestos estatales con poco ingreso de datos manual. La herramienta de exportación se integra completamente con el sistema ERP de la compañía por lo que emite órdenes de venta y facturas domésticas, y genera registros de exportación, declaraciones de despacho aduanal de exportación y otros documentos de despacho de aduanas.
La gestión de comercio internacional puede ayudar a los importadores de prendas de vestir a aprovechar los acuerdos de libre comercio para obtener aranceles más bajos, por ejemplo. Las empresas de tecnología quizá tengan que preocuparse más acerca de a quién le están vendiendo, y si cuentan con una licencia para enviar las mercancías.
“Estas transacciones también están vinculadas a los ingresos, porque una empresa debe ser capaz de hacer todas las comprobaciones de cumplimiento normativo con rapidez de modo que no se demoren los ingresos hasta el final del trimestre”, explica Pieri.
El objetivo de cualquier sistema de administración de comercio internacional es reducir el riesgo de incumplimiento y aumentar la eficiencia de la cadena de abastecimiento tanto para las empresas como para los clientes. Con la creciente atención del gobierno en las transacciones transfronterizas de todo tipo, es fundamental que las empresas con una presencia internacional comprendan su papel.
“Es importante entender que la importación y la exportación son un privilegio, no un derecho de la empresa”, aconseja Pieri. “Uno tiene que demostrar una preocupación razonable”.
LO IMPRESCINDIBLE EN GTM
La elección entre las muchas ofertas de gestión de comercio internacional (GTM) puede ser confusa. ¿Qué características necesita su empresa y qué se puede hacer sin ellas? He aquí una lista de las características necesarias y opcionales que le ayudarán a analizar las opciones de GTM en el mercado.
Lo imprescindible:
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