La organización tiene que diseñar e implementar la política de retirada y renovación de los vehículos del servicio como cuando renovar los vehículos, elegir el canal de venta de los vehículos, elegir los proveedores de venta de los vehículos o establecer el tiempo máximo para vender los vehículos.
El tiempo máximo que utilizaremos un vehículo esta establecido por su periodo de renovación, por lo que el vehículo puede ser utilizado durante este periodo máximo de tiempo y renovado por otro vehículo o ser retirado del servicio y vendido antes de este periodo de tiempo máximo por que no lo necesitemos para prestar el servicio.
El objetivo de la retirada y renovación de los vehículos, es vender los vehículos lo antes y al máximo precio posible, y utilizar este ingreso para la adquisición de nuevos vehículos o en otras partidas de la flota.
Hay que tener en consideración que desde que el vehículo es retirado del servicio hasta que es vendido tenemos unos costes de transporte y almacenaje que deben ser minimizados.
El vehículo tiene que ser vendido en perfectas condiciones de utilización y seguridad por lo que deberá ser reparado si lo requiere, y en algunos casos certificar el estado del vehículo por una compañía externa.
Si el vehículo se adquiere en la modalidad de renting/leasing, este se entrega a la compañía de renting/leasing durante o a la finalización del contrato y por lo tanto el vehículo no tiene que ser vendido por nuestra organización.
Política de renovación de los vehículos de la flota
La organización tiene que establecer la política de renovación del vehículo del servicio, la cual puede ser cuando se alcance un kilometraje, una edad del vehículo o la que antes se cumpla, los aspectos fundamentales a considerar son los siguientes:
Imagen de marca: Modelos de vehículos novedosos en el mercado del automóvil representan mejor la marca de una organización que vehículos más antiguos.
Tecnología de los vehículos: Modelos de vehículos novedosos en el mercado del automóvil incorporan la última tecnología referente en seguridad activa y pasiva, consumo de combustible y las emisiones contaminantes, por lo tanto son un aspecto clave para la reducción de los accidentes de trafico, el consumo de combustible, las emisiones contaminantes y las averías, además es una buena oportunidad para incorporar a la flota, vehículos que utilizan nuevas tecnologías en combustibles alternativos a los combustibles fósiles.
Accidentes de tráfico: A partir del 6-7 año de la vida de un vehículo los accidentes de tráfico se incrementan, y por lo tanto la disponibilidad del vehículo para prestar el servicio disminuye y los costes variables de operación aumentan.
Consumo de combustible: A partir del 6-7 año de la vida de un vehículo el consumo de combustible se incrementa, y por lo tanto las emisiones contaminantes y los costes variables de operación.
Averías: A partir del 6-7 año de vida de un vehículo el número de averías se incrementan, y por lo tanto la disponibilidad del vehículo para prestar el servicio disminuye y los costes variables de operación aumentan.
Mercado en el que opera la organización: En determinados casos, la renovación de los vehículos esta dictaminada por la competencia en el mercado en el que opera la organización, y es una ventaja competitiva. Las empresas de renting o alquiler de vehículos tienen que ofrecer a sus clientes los vehículos más novedosos del mercado del automóvil para prestar su servicio y ser competitivos.
Restricciones financieras: El presupuesto destinado a la renovación de los vehículos limita el número de vehículos a renovar por cada periodo y por lo tanto la edad media de la flota.
Sistema de información de la organización: Cuanta más información tengamos de los costes directos y el valor residual de los vehículos de la flota más preciso y confiable será el resultado del periodo de renovación.
Coste total de propiedad (TCO-Total Cost of Ownership)
Existe una amplia literatura científica en renovación de flotas de vehículos, los modelos más utilizados son el modelo básico de los costes del ciclo de vida (LCCA, lyfe cycle cost analysis), el modelo con descenso de la tasa de utilización con la edad o el modelo de renovación en paralelo (parallel fleet replacement problem) (Simms, Lamarre y Jardine, 1984) (Buddhakulsomsiri, Parthanadee y Charnsethikul, 2012).
Otros métodos basados en el LCCA son el coste anual equivalente, el de comparación con coste anual, el de reposición de activos o los desarrollados por Eilon, King y Hutchinson (1966), y Redmer (2009).
La mayoría de los métodos utilizan los costes del ciclo de vida para determinar el periodo de renovación. El modelo a utilizar en nuestra organización es el que mejor se adapte a las especificaciones, características, operativa y objetivos de nuestra flota y a la disponibilidad de los datos. Se desarrolla el modelo básico, que es el más sencillo y extendido, que considera que el vehículo tiene una tasa de utilización constante durante su vida.
Hay que considerar los siguientes costes de propiedad según muestra el gráfico 1: Los costes de capital (valor residual) como la depreciación y la financiación son decrecientes con el paso del tiempo, independientemente cual sea la financiación utilizada
Considerando todos estos costes obtenemos la curva de los costes totales de propiedad en forma de U.
Para calcular algunos de los costes de propiedad del vehículo podemos recurrir a un histórico de nuestra organización, el fabricante del vehículo, otras flotas de vehículos, terceras compañías o estimarlos directamente.
En el caso de adquirir el vehículo en la modalidad de renting/leasing el coste de capital es la cuota anual del vehículo.
Una vez calculados y/o estimados los costes totales de propiedad, utilizamos el coste de propiedad descontado (TDCO-Total Discounted Cost of Ownership) para evaluar un proyecto de inversión, que nos permite calcular el valor presente de un conjunto de flujos de caja futuros, utilizando una tasa de descuento
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Formula 1: Total Discounted Cost of Ownership
El periodo de renovación del vehículo es cuando el coste total de propiedad es mínimo, utilizando el modelo básico mostrado en el gráfico 1.
Gráfico 1: periodo de renovación de un vehículo
El periodo de renovación debe ser establecido por clases de vehículos de similares características, que tengan la misma estructura de costes a lo largo de su vida útil, y que presten el mismo tipo de servicio. La gestión de la renovación es más compleja cuanto más vehículos de diferentes edades y tipos.
Cuando el número de vehículos es superior al número óptimo, los conductores y/o usuarios prefieren utilizar los vehículos con menos kilometraje o edad, provocando un exceso de utilización en estos y una infrautilización en los vehículos más antiguos, y por lo tanto los costes variables de operación ineludibles de los vehículos con menos kilometraje o edad son mayores que los antiguos y la hipótesis de que estos costes son crecientes según el modelo básico no se cumple, lo que unido a que los costes de capital siempre disminuyen provocan que la curva de los costes totales de propiedad no tenga forma de U y por lo tanto el cálculo de un periodo de renovación es más complejo.
Si el presupuesto para la renovación de los vehículos es limitado, hay que determinar el orden de los vehículos que se tienen que renovar, para ello se tiene que establecer un criterio como los vehículos con más edad o kilometraje, con mayor valor residual, que más contaminen, prioritarios en nuestra flota o con mayores costes totales acumulados.
Canales de venta de los vehículos de la flota
La organización tiene que establecer el canal de venta como vender los vehículos a los trabajadores de la organización donde se han estado utilizando, venta directa en el mercado de segunda mano, crear una central de ventas en nuestra organización, utilizar subastas presenciales o electrónicas, o la exportación a terceros países. Se pueden establecer más de un canal de venta dependiendo de las características y tipos de los vehículos a vender.
• Trabajadores de la organización: Una opción interesante es vender los vehículos a los trabajadores de la organización donde se han estado utilizando, ya que tienen referencias directas sobre el estado y la utilización de los vehículos.
• Venta directa: La venta directa de los vehículos es recomendable cuando no queremos incurrir en grandes costes de venta y tenemos pocos vehículos para vender, esta se puede realizar a un particular o una tercera compañía.
• Central de ventas: La creación de una central de ventas en nuestra organización es recomendable cuando tenemos una gran rotación y un alto volumen de vehículos para vender en un corto periodo de tiempo. Esta central de ventas requiere de una inversión inicial y unos costes salariales que se tienen que evaluar y que no todas las organizaciones se pueden permitir. Las grandes compañías de renting de vehículos suelen utilizan esta modalidad para vender sus vehículos.
• Subastas: Las subastas presenciales y electrónicas son más complejas de realizar, transparentes y recomendables cuando tenemos un lote de vehículos para vender.Hay tres factores fundamentales para maximizar el valor total de venta del lote como establecer el número de vehículos del lote, su orden de subasta y el tipo de subasta (subasta ascendente, descendente, sobre cerrado primer precio, sobre cerrado segundo precio etc.).
La realización de subastas por parte de nuestra organización requiere de una inversión inicial (software y una licencia) y unos costes salariales que se tienen que evaluar.La disciplina de teoría de juegos ha desarrollado una abundante literatura científica en el ámbito de las subastas.
• Exportación a terceros países: La exportación de los vehículos es una opción interesante en aquellos países donde el mercado de segunda mano esta consolidado, y se alcanzan precios más elevados de venta que en el país donde se ha utilizado el vehículo.
Hay que tener en consideración los costes de exportar un vehículo a un tercer país como el transporte, almacenamiento, seguro y los impuestos y tasas a la importación de vehículos del país de destino.
La organización puede utilizar una plataforma online para la venta de los vehículos, pero hay que tener en consideración que requiere de una inversión inicial, principalmente de un software que se puede adquirir a una compañía tercera, y unos costes salariales que se tienen que evaluar, de esta manera tendremos el control total sobre el proceso de venta de nuestros vehículos.
Proveedores externos de venta de los vehículos de la flota
Existen en el mercado del remarketing multitud de compañías especializadas en la venta de los vehículos por cualquier tipo de canal anteriormente mencionado. La utilización de estas compañías dependerá de aspectos como los honorarios o comisiones, el ahorro de todos los tramites administrativos, y que conocen el mejor mercado y canal donde vender el vehículo.
Tiempo máximo de venta de los vehículos retirados de la flota
La organización tiene que establecer el tiempo máximo para vender el vehículo, y que depende principalmente de razones financieras, ya que es recomendable que el ingreso que se obtiene por la venta de los vehículos sea utilizado para la adquisición de nuevos vehículos, inversiones o gastos de la flota, además de que la organización dispone de un espacio limitado para almacenar un determinado número de vehículos.
Fuente: José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.https://www.linkedin.com/pulse
Referencias.
Adam Redmer. 2009. Optimisation of the exploitation period of individual vehicles in freight transportation companies. Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review. Volume 45, Issue 6, 978–987.
B.W. Simms, B.G. Lamarre, A.K.S. Jardine. 1984. Optimal buy, operate and sell policies for fletes of vehicles. European Journal of Operational Research. Volume 15, Issue 2, 183–195.
Parthana Parthanadeea, Jirachai Buddhakulsomsirib, Peerayuth Charnsethikulc. 2012. A study of replacement rules for a parallel fleet replacement problem based on user preference utilization pattern and alternative fuel considerations57.
Eilon, J. R. King, D.E. Hutchinson. 1966. A Study in Equipment Replacement.Journal of the Operational Research Society 17, 59–71.
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