Por: Logixtic*
Este apasionante tema es el fundamento económico en las operaciones de logística. Tiene que ver directamente con el dinero que está representado en el inventario y fundamenta el capital de trabajo de las empresas sin importar su tamaño. La felicidad en este gran asunto, radica principalmente en tener claros tres conceptos: 1)Los mecanismos de conteo y el soporte computacional; 2) Los controles necesarios para custodiar el movimiento físico de mercancías, y; 3) Tener claro el ejercicio contable de la cuenta del activo circulante, la cual es parte del balance general de cualquier negocio, y hace parte de las cuentas mayores del activo.
Si el inventario es propio, las actividades son un asunto de cuidado especial con el capital de trabajo involucrado; pero, si el inventario es propiedad de un tercero, la afectación contable implica directamente una responsabilidad económica sobre la custodia de dinero, representado en bienes tangibles.
Ser feliz en estas circunstancias, es tener la capacidad de prevenir de manera efectiva el riesgo psicosocial que representa el fracaso en la empresa, pues es parte del peso que genera en el individuo la responsabilidad de administrar un inventario. Las tareas ejecutadas de manera correcta en este sentido, traerán beneficios al personal, los cuales se verán reflejados en productividad, buen clima organizacional, lealtad y compromiso de parte de los colaboradores.
Las causas del riesgo piscosocial se fundamentan en la frustración y el estrés. En este campo, la mejor forma de procurar felicidad es que el colaborador autogestione las circunstancias que originan deficiencias operativas; esto es muy importante para asimilar las situaciones cambiantes de manera positiva, y entender que de él mismo depende manejar este factor.
Permítame compartirle un caso en contexto. Construíamos con el equipo una operación de logística refrigerada en condiciones adversas: requerimientos de temperatura controlada con ambientes de intenso calor exterior, y un personal disponible con casi nulo conocimiento o entrenamiento en operaciones del estilo. Sin embargo, las condiciones no nos intimidaron; hemos estado acostumbrados a disfrutar los retos y a obtener resultados donde otros ven tropiezos. De pronto, llega a nosotros un ilustre emisario conocedor de la industria, para valorar nuestro trabajo. Su carta de presentación fue su nombre, acompañado de la frase “25 años de experiencia”. Siendo observados operativamente, le permitimos la orientación pretendida.
Inventarios refrigerados con fecha corta de caducidad es un asunto delicado, dada la alta velocidad que demanda su circulación. La vigencia del producto, el control térmico jugando en contra de la temperatura exterior para la cadena refrigerada, y el manejo delicado de la caja, el pedido, la facturación, la rampa de entrega y los elementos de la calle, demandan mucha concentración y prestancia, para impedir que la caducidad vuele y evitar causales de rechazo variadas que provoquen merma, producto paseado o perdido, y desperdicios a costo directo del inventario (nuestro presupuesto limitado de capital de trabajo). Bajo estas circunstancias, necesitábamos calcular cuidadosamente los ciclos de demanda, para dar soporte a nuestras decisiones de compra; así que, apelando al esfuerzo matemático de la ingeniería, trabajamos con una serie de datos tomada en préstamo de ejercicios fallidos anteriores, empezando tímidamente a calcular la primera derivada de la precaria serie de datos, con la idea de determinar la pendiente de nuestra curva de demanda para cada producto. Con muy poca data construíamos algo de información que tuviera sentido, discutiendo acaloradamente si al calcular sobre la misma ecuación la segunda derivada, dicha aproximación serviría como nuestro punto mínimo relativo de inventario requerido (tratando de encontrar el punto de reorden); el cual orientaba nuestras decisiones de compra, usando las limitaciones del capital de trabajo en virtud de la demanda estimada.
En eso estábamos, cuando nuestro tutor experto nos dijo: “¡No se compliquen! Sumen los últimos cuatro meses de venta, saquen un promedio simple, y listo… Así tienen el pedido a planta”.
Dada nuestra formación técnica, quedamos perplejos con esa orientación. En nuestra lógica, había que buscar el tránsito entre el caos existente y la necesaria armonía operativa, así que esperamos un momento y luego nos dirigimos a nuestro fluido guía preguntándole: ¿Cuál es la estacionalidad cíclica, o cómo se comporta la demanda de un alimento refrigerado con estas características en enero, o en septiembre o en diciembre? ¿Cuál sería la consecuencia económica del efecto látigo sobre el manejo de un eventual inventario excesivo, con este rápido perecedero?
Nuestro erudito respondió forzadamente y un poco molesto: “calculen su inventario sumando las compras de los meses anteriores y dividiendo entre cuatro”, luego aseveró drásticamente, “¡por eso llevo casi treinta años al frente de estos negocios!”
Quedamos atónitos con esta luz al final del túnel, pues consideramos que la falta de conocimientos elementales sobre las implicaciones económicas del manejo de inventarios, la irresponsabilidad o la omisión sobre el desperdicio, el costo de capital y el valor del inventario de rápida caducidad son más que evidentes en alguien que lleva décadas observando y experimentando el ejercicio. Entonces, un miembro del equipo hizo la siguiente analogía buscando una aclaración: “Si por un lado usted, pudiendo comprar dos pollos asados (evocando la función ingreso), y pudiendo dar cabida en su estómago a ellos (función consumo), los compra (gasto real) y se los come (consumo real); y por otro lado yo, no pudiendo adquirirlos ni tampoco aspirar a semejante apetito, no los compro ni como nada… ¿acaso cada uno se comió un pollo?
Este paradójico ejemplo ilustra cómo la falta de preparación en matemáticas básicas y estadísticas elementales hacen su aparición en operaciones logísticas; esta preparación es la mínima base para manejar la tendencia de la demanda, influyendo de manera directa en las decisiones de abastecimiento; y es una condición más delicada en la industria de acelerados perecederos. Nos ha causado estupor observar la falta de capacidad que hay, para entender las secuencias cíclicas del inventario requerido o del stock de seguridad, y mucho menos las tendencias de la demanda de los productos. Más grave aún, la falta de capacidad para entender que los cálculos del inventario en su punto de reorden implican obligada sincronía con la fábrica.
Afortunadamente, los tiempos han cambiado y la tecnología nos proporciona herramientas muy valiosas para gestionar los cálculos más complejos que demanda la tarea de administrar un inventario, por lo que en mi siguiente colaboración, y a tono con la temática relativa a IT, me aproximaré a los desafíos que representa la implementación de un WMS.
Por ahora, bástenos saber que la felicidad en el almacén requiere conocimiento, y si bien es muy respetable la experiencia, ésta no está necesariamente ligada a la antigüedad de un cargo o a la antigüedad con la que se hayan realizado ciertas prácticas. Asegúrese de que su personal esté actualizado y de que éste proyecte una actitud abierta a aprender. n
* “Logixtic” es el nombre del equipo estratégico para la gestión de felicidad de Grupo Rayuela MX, operador logístico especializado en cadena fría, el cual integra el conocimiento colaborativo y la tecnología sobre sistemas de información, enfocados en la cadena de suministros y operaciones especializadas de logística. Logixtic es un término que fusiona a la palabra “logística” el vocablo “Ix” que significa mago en maya. A este equipo se le puede contactar por medio de: Gerencia@gruporayuelamx.com
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