Inspección de lo inesperado, la ciencia del embalaje

junio 14, 2015 - Por Lisa Terry
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Evite estos 10 errores comunes de embalaje para prevenir que los altos costos del transporte y las ineficiencias lo inmovilicen.

¿Cuándo una caja no es sólo una caja? Cuando representa a su marca, promueve sus iniciativas ecológicas, evita daños costosos y ayuda a limitar el impacto de los precios por peso volumétrico de aquellos paquetes que miden menos de tres pies cúbicos.

La llegada de los precios por peso volumétrico de los paquetes pequeños, que entró en vigor el 1 de enero de 2015, para los transportistas que utilizan FedEx y UPS, es tan sólo otro factor que ha despertado interés en la optimización del embalaje. Si bien el embalaje a veces ha sido el hijastro abandonado de la toma de decisiones de la cadena de abastecimiento, su potencial para contribuir a una mayor eficiencia y a una mejor experiencia de los clientes está ayudando a elevar su perfil.

“Muchas empresas ven a los empaques como papitas”, comenta Jack Ampuja, presidente de Supply Chain Optimizers, un asesor administrativo con sede en Getzville, Nueva York. “Pero la clave no es el costo de la caja, sino el impacto en la eficiencia. Es posible ahorrar un millón de dólares si se elige la caja correcta, pero muchas empresas no hacen la tarea”.

Eso significa que muchos transportistas están perdiendo ahorros en el embalaje. No sólo pagan más de lo que deben por el envío de paquetes, sino que además dejan pasar muchas oportunidades de hacer envíos de manera más eficiente en ambos sentidos de la cadena de abastecimiento, y de apoyar un sinnúmero de otras metas de negocios, desde la adopción de la sostenibilidad hasta la mejora de la satisfacción del cliente. Enseguida se listan 10 errores de embalaje comunes y consejos sobre la forma de corregirlos.

1 Subestimar el impacto

Los transportistas de paquetería que no actuaron cuando se anunció la fijación de precios por peso volumétrico están pagando las consecuencias con el aumento de las tarifas de envío. De acuerdo con estimaciones de la industria, los transportistas pagan alrededor de 30 por ciento más si envían los mismos artículos bajo el régimen de peso volumétrico, que si los precios se establecen con base en el peso, y eso además del aumento de la tarifa de casi cinco por ciento que entró en vigor en 2015 para muchos transportistas. Los transportistas inteligentes actuaron de forma preventiva. Algunos negociaron con antelación para posponer el aumento de sus tarifas, mientras que otros emprendieron proyectos de optimización del embalaje para hacer más eficiente el envío de paquetes. Pero nunca es demasiado tarde para empezar, y reducir el peso volumétrico a un mínimo no es la única manera de lograr ahorros. Por ejemplo, Supply Chain Optimizers ayudó a un fabricante de nutracéuticos a aumentar la firmeza de sus empaques de cartón de modo que pudieran apilarse sobre pallets por primera vez, lo que aumentó considerablemente la utilización del espacio. El consultor también administró un proyecto de optimización para la empresa de pantuflas RG Barry, que incluyó la sustitución de cajas débiles y poco profundas importadas de China por cajas de cartón corrugado más resistentes y más profundas, y cambió la manera de empacar las pantuflas. Este proyecto redujo el gasto de corrugado de R.G. Barry en un 15 por ciento, los costos de transporte de las mercancías entrantes en un 20 por ciento mediante la eliminación de 600 contenedores marítimos, y los costos de almacenamiento en un 25 por ciento. Esas reducciones ahorraron 2.5 millones de dólares al año. Las mejoras en la eficiencia del embalaje pueden tener un impacto en cascada, desde el nivel de producto o caja individual hasta los contenedores. “Si podemos incrementar la densidad de un contenedor marítimo de 60 por ciento a 80 por ciento, a finales de la semana habremos utilizado dos contenedores menos”, asegura Michael Labadie, director de soluciones globales de Crane Worldwide Logistics, un proveedor de logística de tercero (3PL) con sede en Houston. “Suceden cosas buenas si logramos enviar contenedores completos, no sólo ahorros en el transporte sino también tarifas de envío más bajas, menos entradas de agentes y menos contenedores que provocan congestión en el puerto”.

Otro beneficio importante, aunque menor, es la impresión positiva que el buen embalaje ofrece. Un estudio de consumo realizado por el fabricante de embalaje Sealed Air con sede en Charlotte, Carolina del Norte, encontró que el 66 por ciento de los estadounidenses están de acuerdo en que la manera en que su envío viene empacado refleja la preocupación que un minorista tiene por su pedido, y el 48 por ciento piensa que la calidad de los empaques refleja el valor del producto. Alrededor de la mitad de los consumidores encuestados obtienen una impresión negativa cuando el empaque de los pedidos es excesivo, señala el estudio; la impresión que se genera cuando el empaque es excesivo es de timo, como si el productor quisiera dar la impresión de que el producto vale más de lo que es.

2 Dejar el embalaje a los socios

Pocos fabricantes por contrato en Asia tienen una experiencia significativa en el embalaje. Dada la distancia que las cajas de cartón pueden viajar, ya sea en contenedores y luego en camiones o en vagones de ferrocarril, las pequeñas mejoras en la densidad pueden tener un gran impacto en la eficiencia. Vale la pena garantizar la protección y densidad adecuadas cuando se toman decisiones de embalaje propias en lugar de dejarlas en manos de los proveedores.

3 Desestimar la complejidad

Mejorar el embalaje de sus productos puede ser complejo. Y en ninguna parte el embalaje es más complejo que en el comercio electrónico, donde el número de SKU multiplicado por las posibles combinaciones de artículos en el pedido de un cliente da lugar a millones de requisitos diferentes de peso y volumen cúbico, los cuales el empaquetador promedio, a menudo incentivado por la productividad, tiene que ajustar sobre la marcha a una gama limitada de opciones de cajas.

En la mayoría de los envíos de comercio electrónico, el producto no ocupa más del 60 por ciento del volumen de la caja, de acuerdo con Supply Chain Optimizers. Incluso una tarea de embalaje previsible, como empacar en una caja artículos idénticos que salen de la línea de producción, puede ser difícil de optimizar, debido a los cientos de configuraciones de producto posibles dentro de la caja de cartón, multiplicados por una variedad de opciones de cajas.

Y las cajas personalizadas presentan aún más posibilidades. La optimización del embalaje se esfuerza por superar esas complejidades al buscar el equilibrio adecuado entre dos fuerzas en conflicto: la protección del producto y el costo. “Un empaque insuficiente puede causar daño en la mercancía, desperdicio del producto, gastos de devolución y la pérdida de confianza de los clientes”, advierte Ron Sledzieski, director ejecutivo de negocios de global-Instapak, en Sealed Air. “Un empaque excesivo o equivocado puede tener consecuencias ambientales negativas y generar mayores costos para los transportistas”.

4 Descuidar la sostenibilidad 

El aumento de la densidad tiene un efecto dominó en toda la cadena de abastecimiento, haciendo que cada movimiento sea más eficiente y reduciendo, a su vez, la huella de carbono. Pero ese no es el único impacto que el embalaje puede tener en la sostenibilidad. Los consumidores muestran un interés en comprar en empresas que los hacen sentirse bien con respecto a sus compras.

El mercado de los materiales de embalaje ha respondido mediante el desarrollo de alternativas más ecológicas a los materiales perjudiciales para el medio ambiente como el poliestireno, y mediante la búsqueda de formas de asegurar la capacidad de reciclaje de los materiales de embalaje que utilizan. Las mejoras constantes significan que muchos productos ecológicos fabricados con residuos agrícolas, pulpa y hongos ahora ofrecen un desempeño y precio comparables a aquellos de los materiales a base de petróleo. “La sostenibilidad es enorme en lo que se refiere al transporte marítimo y el diseño de empaques”, comenta Kevin Fletcher, vicepresidente senior de Kenco, un 3PL con sede en Chattanooga, Tennessee.

“Muchas empresas que consideran nuevos diseños de empaques están respondiendo a los deseos de los clientes, pero otros factores a tener en cuenta son las normas gubernamentales y ambientales relacionadas con los materiales, productos y composiciones. Estas empresas consideran las iniciativas ecológicas como una fuente de innovación para sus empresas”. La encuesta de Sealed Air encontró que el 68 por ciento de los consumidores estadounidenses son más conscientes del empaque y el diseño de lo que eran hace cinco años, y el 77 por ciento está de acuerdo en que el embalaje de una empresa en línea debe reflejar sus valores ambientales. Por ejemplo, la fibra de mezclilla reciclada sustituye al poliestireno en la solución de MP Global Products al tiempo que ofrece valores R y costos comparables, afirma Roger Borgman, gerente de ventas nacional de la División de Empaques Térmicos de la empresa, con sede en Norfolk, Nebraska.

La mezclilla se biodegrada en menos de un año, mientras que el forro de poli tarda más tiempo en descomponerse. Debido a que el sistema de dos partes, paredes y tapa, se corta a la medida y es compresible, amortigua los golpes mejor y elimina los moldes. Los transportistas pueden adecuar de 20 a 50 por ciento más fibra de mezclilla en una pallet que el poliestireno, aunque ésta ofrece menos soporte, reconoce Borgman. Asimismo, Sealed Air ha introducido una variedad de materiales de embalaje sostenibles, que incluyen espuma de embalaje de alta eficiencia que ofrece un mejor rendimiento en menos espacio.

5 Reducir la selección de cajas

La reducción del número de SKU es una forma de recortar costos validada por el tiempo. Pero en el caso de las cajas, el ahorro suele obtenerse al añadir opciones en vez de reducirlas. Una mayor variedad de empaques aumenta las probabilidades de maximizar la densidad para un pedido particular. En realidad no se trata de las cajas. “De cada dólar en una cadena de abastecimiento de comercio electrónico, menos de 10 centavos son de la caja”, comenta Ampuja de Supply Chain Optimizers. “Los otros 90 centavos son de los costos de mano de obra y de transporte”. En el otoño de 2014, SCI Logistics, un 3PL con sede en Canadá, implementó una nueva estrategia de embalaje que incrementó sus opciones de cajas de siete a 12, y aumentó al mismo tiempo la firmeza de las cajas para satisfacer mejor las necesidades.

A la fecha, se ha ganado una mejor cubicación y menos daños a los envíos de los clientes. En el futuro, “esperamos disminuir el gasto de corrugado, recortar los costos de transporte y aumentar la satisfacción del cliente”, señala Tim Pyne, gerente general de servicios minoristas de SCI Logistics. Además de cambiar el arreglo de cajas, a veces ayuda enviar un solo pedido en varias cajas, añade Pyne, aunque esto tiende a ser menos popular entre los clientes. Algunos transportistas se preocupan porque la selección de un tamaño de caja más cercano al tamaño del contenido compromete la capacidad para proteger la mercancía de daños. Sin embargo, cualquier pérdida de protección en el tamaño de la caja suele compensarse con un mejor empaque. “Al final, se logra el mismo objetivo de reducción de los costos de envío”, recalca Sledzieski.

6 Ignorar las alternativas

A veces la mejor caja es una bolsa, o incluso un grado diferente de corrugado. Una gran parte de la reducción del peso volumétrico se logra al sacar el aire fuera del paquete, algo que un sobre o una bolsa de poli hace bien para objetos pequeños. El material de embalaje representa otra área para considerar alternativas. Los fabricantes de materiales de embalaje están perfeccionando continuamente sus líneas de productos de materiales de origen sostenible. Pero a veces, la búsqueda de alternativas es sencillamente cuestión de estar abierto a nuevas técnicas de embalaje, por ejemplo, el uso de una película de plástico para suspender un producto en el centro de la caja en lugar de utilizar relleno suelto.

7 Obtener la clase de ayuda incorrecta

De una manera muy parecida a la ingeniería industrial, de aviación, náutica o de cualquier otro tipo, la ingeniería de paquetes requiere un conjunto específico de habilidades. Un paquete optimizado equilibra las prioridades en conflicto: la protección y la eficiencia en los costos. Pero muchas empresas asignan la tarea a ingenieros internos que carecen de la experiencia correcta.

Las empresas pueden encontrar ayuda para el embalaje de una variedad de fuentes, desde fabricantes de materiales de embalaje hasta empresas de diseño y consultores independientes. Recientemente, muchos 3PL también han anunciado que desean competir, al considerar la eficiencia del embalaje desde la perspectiva de la cadena de abastecimiento. “El embalaje es nuestra salsa secreta”, afirma Labadie de Crane. “Como 3PL que somos, nos encontramos con que las empresas toman decisiones de embalaje por diversos motivos –la conveniencia del fabricante, el ciclo de vida, la presentación a los clientes–, pero no por la optimización de la cadena de abastecimiento.

Estudiamos el impacto en la cadena de abastecimiento contra el empaque actual mismo”. Crane a veces trabaja junto con un socio de embalaje, pero siempre aplica su perspectiva logística a la tarea. “Los fabricantes de embalaje hacen paquetes por hacer paquetes”, señala Labadie. “No pueden considerar la forma en que se usará la caja, o cómo se mueve a lo largo de la cadena de abastecimiento. Contamos con un alcance más amplio, porque trabajamos en cada industria vertical”.

Asimismo, SCI Logistics y Kenco ofrecen a sus clientes servicios de consultoría para todo su embalaje, a veces en colaboración con expertos en embalaje externos. Para los clientes afectados por el cambio a los precios por peso volumétrico de los paquetes, por ejemplo, “trabajamos con ellos en el análisis de los paquetes, para ver cómo se ve afectada gran parte de su negocio, las características de su embalaje y el impacto financiero”, comenta Fletcher de Kenco. “En algunos casos, las mejoras en el embalaje requieren un esfuerzo mínimo, mientras que en otros se requiere más participación en la etapa de producción”.

8 Seleccionar las cajas de forma manual

En las operaciones de embalaje del comercio electrónico que se basan en la selección de cajas manual, los empacadores agarran la caja equivocada alrededor del 25 por ciento de las veces, de acuerdo con Supply Chain Optimizers. Incentivar a los empacadores en torno a la eficiencia, no sólo a la productividad, puede ayudar. Otra solución es la implementación de software de optimización de cajas. El proveedor de servicios y soluciones de planificación y optimización avanzadas ORTEC, con sede en Atlanta, dice que su tecnología mejora la utilización de cajas en un 15 por ciento, reduce los costos en un 40 por ciento, mejora las eficiencias en la mano de obra de recolección/empacado en un 20 a 30 por ciento y reduce las emisiones de carbono al usar menos cartón corrugado. El software es el siguiente paso en la iniciativa de embalaje de SCI Logistics. “Los empacadores actualmente toman la decisión de la caja”, explica Pyne. “A medida que mejoramos los pesos, y sobre todo la información de los datos maestros, tenemos la intención de implementar un software que identifique mejor el tamaño de caja correcto”. El software de planificación de carga también puede actuar como una tecnología complementaria, que ayude a asegurar que los pallets se construyan de modo que el uso del espacio se maximice y los camiones se carguen de manera óptima.

9 Trabajar en un silo

El embalaje afecta a una parte sorprendente de una organización, y las decisiones tomadas en un grupo pueden tener un efecto en la capacidad de otros para lograr sus metas. Un pequeño cambio en el embalaje de un producto, por ejemplo, afecta al tamaño y tipo de cartón utilizado para empacarlo, así como a los materiales utilizados en el empaque.

Eso, a su vez, puede afectar la forma en que el producto se paletiza y cómo se mueve a lo largo de la cadena de abastecimiento. La apariencia de los empaques también es una preocupación: tal vez se requiera que la caja llame la atención y promocione las características del producto, y la presentación tiene un efecto en la impresión que se llevan los clientes. Pero las características que hacen que una caja sea bonita no pueden resistir a las prácticas de manipulación actuales.

Por lo que cualquier iniciativa de embalaje bien pensada debe incluir representantes de las áreas de ventas y marketing, transporte, almacenamiento, abastecimiento/compras, producción y finanzas. Los procesos multidisciplinarios no son la única consideración. Las empresas deben tener en cuenta muchas compensaciones. Los cambios en los paquetes adecuados para un grupo pueden afectar a otro inadvertidamente, añadiendo pasos o costos a sus procesos. “Los cuatro responsables del presupuesto podrían tener maneras completamente diferentes de medir sus negocios”, aclara Labadie de Crane.

10 No estar preparado para las devoluciones

Hasta un tercio de las compras de comercio electrónico son devueltas, según la consultora minorista Kurt Salmon. Pero con el rápido crecimiento de la categoría, pocas empresas han estudiado de cerca los empaques en el proceso de devoluciones. Eso puede ser un descuido costoso, en particular para aquellos que ofrecen devoluciones sin costo en la era de los precios por peso volumétrico. “Cuando usted deja el empaque de una devolución al consumidor, la ineficiencia se incrementa drásticamente”, señala Ampuja.

Algunos minoristas están comenzando a diseñar empaques de salida tendiendo en mente las devoluciones, no sólo incluyendo los documentos de devolución sino también un diseño de materiales y cajas reutilizable, intuitivo y lo suficientemente firme como para hacer un viaje de devolución. El diseño del empaque de devolución evita que los paquetes sufran daños y es más conveniente para el consumidor. Para los transportistas con tasas de devolución altas, “el uso de un paquete más eficiente para enviar las devoluciones eventuales y minimizar los daños es lo más conveniente”, asegura Fletcher. Esas eficiencias pueden incluir contenedores reutilizables o una bolsa o caja que se pueda volver a cerrar.

Con miras al futuro

El peso volumétrico puede ser el enfoque actual en el envío de paquetes, pero “la carga parcial (LTL) no se queda atrás”, observa Ampuja. Los transportistas de LTL a menudo no saben cuál es su clase de mercancía, o la subestiman.

En lugar de correr riesgos al fijar los precios basándose en los pesos a tasas potencialmente erróneas, algunos transportistas LTL están instalando sistemas de cálculo de dimensiones que utilizan láseres y escalas para calcular el peso, el volumen cúbico y la densidad de un paquete, junto con el registro de la fecha y una foto del envío. De esta manera, pueden cobrar en función del peso exacto y la clase de mercancía correcta. “Para un transportista LTL, este sistema se amortizó en tres semanas”, dice Ampuja. Unos cuantos transportistas han implementado los precios con base en la densidad de la carga parcial, mientras que otros lo hacen actualmente a voluntad. “Esperamos el punto de inflexión en menos de dos años”, añade.

Con todos los cambios y oportunidades, es el momento para que el embalaje obtenga un perfil más alto en las discusiones de la cadena de abastecimiento. “El embalaje es un diferenciador de marca y ofrece una oportunidad para destacar a su empresa como respetuosa del medio ambiente”, sostiene Fletcher de Kenco. “Mientras los avances en la tecnología continúen, el embalaje será un área que las empresas deben revisar al menos anualmente”.

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