Cada cadena de suministro contiene tanto costos ocultos como ahorros potenciales. Los transportistas inteligentes y sus socios logísticos utilizan sus datos para descubrir oportunidades de ahorro de costos que mejoran la rentabilidad.
Por Richard Osborne
En logística, como en todos los negocios, la fórmula para el éxito se puede explicar simplemente: Minimice sus costos y maximice los beneficios que obtenga de los gastos en los que incurra en el camino.
Pero con los giros y vueltas frecuentes, algunos anticipados, otros no, que se encuentran en el viaje de la cadena de suministro, esa fórmula simple es mucho más fácil de decir que de lograr.
En muchos departamentos de contabilidad, sucede demasiado en el camino de los productos que se mueven y que están fuera de la vista y de la mente, por lo que el resultado está fuera de control. Pero hay una eficiencia de costos significativa si las empresas examinan sus propios datos para desenterrar los ahorros potenciales enterrados allí.
“La inteligencia es el santo grial”, señala Joe Juliano, presidente y CEO de MercuryGate, un proveedor de sistemas de gestión de transporte.
En otras formas: el conocimiento es poder. “Usar los datos y la información de una manera que las organizaciones puedan tomar decisiones, esa es la clave”, dice Reid Klosowsky, de Freight Think, un grupo asesor de transporte que él y su compañero veterano de la cadena de suministro Bill Maroney formaron en asociación con NT Logistics.
“Necesita conocer su costo, por cliente y por ubicación, para poder hacer una inmersión profunda en el panel de control para comprender sus costos totales”, agrega Lynn Gravley, presidenta y CEO de NT Logistics.
Dave Cole, director de operaciones de Willy’s Fresh Salsa, con sede en el noroeste de Ohio, ilustra el punto con un problema resultante de la pandemia. “Muchos centros de distribución tenían poco personal, así que nos encontramos con tarifas de detención”, recuerda.
Esas tarifas se cobran si los camiones llegan más allá de un período de gracia de 60 a 90 minutos de la hora programada para la recogida. Estos costos adicionales surgieron en una revisión de los datos.
“Siempre estamos mirando las tarifas de detención para ver si podemos controlarlas”, menciona Cole. “Tiene un impacto en nuestra capacidad de reducir los precios a nuestros clientes”.
Al utilizar las herramientas necesarias para mantenerse al tanto de los costos asociados con las tarifas de la cadena de suministro, así como el pago/auditoría del flete, la visibilidad y el envío justo a tiempo, los transportistas y los proveedores de logística que les atienden pueden gestionar los gastos que tienen un efecto material en sus balances de la cadena de suministro.
En el mundo real de los recursos limitados, las herramientas de seguimiento de datos tan poderosas son la única opción de gigantes de la industria que también poseen los recursos humanos, en contabilidad y otros departamentos, para traducir la información en métodos de operación más rentables.
“Si me hubieras hecho esa pregunta hace unos años, mi respuesta habría sido sí, pero ahora el juego ha cambiado”, dice Tom Nightingale, CEO de AFS Logistics, que proporciona servicios de gestión logística global y soluciones de tecnología de la información.
“Hay tantas soluciones sólidas de software de gestión de transporte y plataformas viables de auditoría y pago de carga que permiten a una pequeña y mediana empresa tener el nivel de sofisticación, a un precio razonable, que se reservó para las compañías más grandes hace unos años”, dice Nightingale. “Y pueden competir de manera muy efectiva”.
“Hay más capacidad ahora que hace 30 años para que las empresas más pequeñas y medianas tengan la disponibilidad de información”, está de acuerdo Stuart Nakayama, presidente de Lynden Logistics, un proveedor de transporte y logística de servicio completo que forma parte de la familia de empresas de Lynden.
Se aconsejaría a las empresas de todos los tamaños que buscaran soluciones de minería de datos que ayuden a guiar sus operaciones de envío y auditoría. “Hay recursos disponibles a los que pueden acceder para poder tomar algunas de esas decisiones”, dice Nakayama.
El poder del conocimiento que espera ser descubierto en los datos no se puede sobreestimar. “Los remitentes pueden buscar anomalías y comportamiento, y pueden buscar patrones existentes”, dice Maroney.
Las herramientas que permiten a los departamentos de contabilidad ver y analizar los costos en cada punto de la cadena de suministro se expanden y mejoran constantemente.
“La tecnología que ha sido de mayor ayuda para los transportistas a gestionar su carga tiene que ser la digitalización y la conectividad API con los transportistas”, dice Brian Thompson, director comercial de SMC³, que proporciona datos de precios de transporte de LTL y soluciones tecnológicas.
En pocas palabras, API, que significa interfaz de programación de aplicaciones, permite que diferentes aplicaciones se comuniquen entre sí. Thompson dice que la API ofrece tres beneficios esenciales:
1. Control de calidad y costes. “Los transportistas ahora pueden obtener cotizaciones a nivel de envío directamente de los sistemas de transportistas”, explica Thompson. “Esto garantiza que el presupuesto coincida con la factura, siempre y cuando el tamaño y las características del envío se introduzcan de forma correcta y completa”.
2. Visibilidad. “La conectividad constante permite al remitente determinar rápidamente cuando un envío se ha retrasado o se ha ido mal para que se puedan hacer ajustes para reducir el impacto del desafío del servicio”.
3. Recuperación de documentos para auditoría. Estos documentos incluyen el conocimiento de embarque, la factura, los recibos de entrega y los certificados de peso e inspección.
Las empresas ya no necesitan “gestionar por anécdota”, dice Klosowsky, incluyendo anécdotas que pueden o no tener una aplicación amplia y relevante. En cambio, los conocimientos sobre el terreno basados en datos a menudo iluminan los gastos y las posibles formas de ahorrar que de otro modo podrían pasarse por alto.
Si el diablo está en los detalles, los ángeles, es decir, las oportunidades de ahorro de costos, también se pueden encontrar allí.
“Muchas veces, es solo una modificación del comportamiento”, dice Gravley, y agrega que cambiar los patrones de pedido para reflejar mejor los conocimientos basados en datos podría ahorrar entre un 10 y un 2 % en transferencias de carga.
Como ejemplo, Maroney cita la “eficiencia de los cubos”, asegúrate de que no haya demasiado aire en una caja o remolque.
En ausencia de datos de eficiencia de cubos, los transportistas pueden tomar un enfoque poco científico, y a veces contraproducente, para resolver el problema, por ejemplo, cargando menos cajas en contenedores y enviando más camiones de los que deberían ser necesarios.
Klosowsky cita el kit de herramientas MercuryGate como una solución. “El software llamado Mojo permite a los usuarios hacer optimización”, añade. “Utiliza un algoritmo que busca todas las combinaciones diferentes para proporcionar el resultado de menor costo”.
Mojo, que a veces se compara con Oracle Transportation Management y otro software de optimización de transporte, está diseñado para analizar envíos, tarifas y restricciones para producir planes de carga que pueden reducir drásticamente los costos.
La sostenibilidad también entra en juego. “Cuando llenas tus contenedores y camiones de manera más eficiente, se acorta la duración del transporte y reduce los movimientos redundantes y otras ineficiencias”, dice Maroney. “Ahorras dinero, mejoras la rentabilidad y contaminas menos. Todo va de la mano”.
Con las soluciones de software en tan rápida evolución, los transportistas pueden cuestionar si tienen recursos suficientes para revisar y actualizar continuamente su tecnología para mantenerse a la vanguardia.
No hay problema. “Aquí es donde destaca un sistema de gestión de transporte (TMS) configurable y basado en la nube”, dice Juliano. “El TMS siempre está actualizado, lo que permite a los remitentes aprovechar las nuevas funciones siempre que estén listos para usarlas”.
Si bien hay gastos involucrados en el acceso a los servicios de consultoría y software de gestión de transporte para configurar mejor la cadena de suministro de su empresa, los resultados valdrán la pena tanto en los buenos como en los malos momentos. La pandemia causó interrupciones históricas, pero otros eventos, como las grandes oscilaciones del mercado y los conflictos internacionales, también han enseñado al sector logístico y a otras empresas que pronosticar el cambio es esencial para el éxito a largo plazo.
“Si envías internacionalmente, puedes tomar estas cuestiones pasadas y tomar decisiones sobre el riesgo”, dice Nakayama. “Usted incorpora los cálculos de riesgo en la forma en que administra su balance. Si no planeas ese potencial adicional desde el principio, entonces te arriesgas a tener algunos grandes balanceos”. Esos balanceos pueden devastar un análisis, una lección crítica para todas las empresas.
“Depende de los objetivos y direcciones de su empresa y del ritmo al que esté tratando de moverse”, dice Nakayama. En este sentido, las empresas más pequeñas pueden tener una ventaja.
“Por ejemplo, si eres una gran ballena en el océano, te llevará un poco de tiempo maniobrar y girar 45 grados para continuar a donde quieres ir. Pero si eres un pez más pequeño, incluso un pececillo, tienes la capacidad de girar rápidamente”.
“Nadie puede decir que el pececillo no es capaz de optimizar mejor o peor que los peces más grandes”, añade Nakayama.
También es fundamental para optimizar la eficiencia de costes en la cadena de suministro establecer los precios correctos antes de que comience el viaje.
“Los transportistas de todos los tamaños, pero particularmente los transportistas pequeños y medianos, tienden a sentir que pueden manejar sus negociaciones de carga por su cuenta”, dice Nightingale. “Se enfrentan cada vez más a sofisticadas funciones de precios dentro de los operadores”.
Como resultado, dice, los remitentes pueden perder cargos “sutiles pero no menos impactantes” que están incrustados en los cargos que aceptan.
“Las funciones de precios dentro de los transportistas se han vuelto tan sofisticadas ahora que son capaces de apuntar de manera efectiva a aquellos artículos que pueden ganarles más dinero y, al mismo tiempo, lo más probable es que sean pasados por alto por los transportistas”, dice Nightingale.
Una vez que se negocian las tarifas, también es importante auditar sus facturas y, si se indica, buscar ayuda en ese proceso también.
“El departamento de contabilidad típico puede no estar calificado o no entiende lo que es una clasificación de carga en, por ejemplo, un envío LTL”, dice Juliano, quien hace hincapié en la necesidad de “asegurarse de que la tarifa que se negoció se facturaba y se pagará posteriormente”.
“Tienes que verlo no solo cliente por cliente, sino pedido por pedido”, dice Cole. “Las tarifas son tan dinámicas que tienes que tener a alguien que viva y respire esto todos los días”.
La lección es: Aprende las respuestas para aprobar el examen. “Los errores más costosos en LTL que cometen los transportistas podrían evitarse con educación adicional”, dice Thompson.
Los transportistas que optimicen sus viajes de la cadena de suministro de principio a fin, incluidos los procesos de transporte, las reglas y los métodos de fijación de precios, concluirán sus viajes con balances optimizados.
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