¿Te apresuras a usar los servicios de carga urgente? ¡Espera un segundo! Antes de decidir cómo enviar, echa un vistazo a las respuestas a estas preguntas rápidas.
Por Karen Kroll
Ya sea que su organización utilice el envío de carga acelerado todos los días o de manera ocasional, es importante comprender cómo aprovechar al máximo estos servicios de manera efectiva.
“Los transportistas deben sopesar el costo de la aceleración frente al impacto posterior de los envíos que llegan tarde”, señala Kevin Schultz, presidente y cofundador de The 357 Company, un proveedor de logística. Si la capacidad de una empresa para operar o satisfacer las necesidades de los clientes está en riesgo, el envío de carga acelerado puede valer la pena.
A modo de ejemplo, consideremos una situación en la que una pieza esencial de equipo para el funcionamiento de un restaurante, como una freidora o un congelador, deja de funcionar. En ese caso, el restaurante necesita obtener cualquier pieza de repuesto y hacer que el equipo vuelva a funcionar lo más rápido posible.
Con este objetivo en mente, Parts Town, un proveedor de piezas de equipos de restaurante, se asegura de que todos los pedidos recibidos antes de las 9 p.m. se envíen al día siguiente. En algunos casos, incluso manda los pedidos que llegan antes de la medianoche del día siguiente.
“Somos un negocio de piezas críticas para equipos de servicio de alimentos”, explica Audreyann Snow, vicepresidenta de operaciones y logística.
La mayoría de los pedidos se envían con celeridad. “Los clientes deciden si quieren el servicio al día siguiente, al segundo día o por tierra, y nosotros nos aseguramos de que se cumpla”, agrega Snow. Para lograr esto, Parts Town ha tomado varias medidas, incluyendo ubicarse intencionalmente cerca de su socio transportista e invertir en un sólido sistema de mercancías a persona y una solución de transporte de casi dos millas de largo, para que los empleados puedan procesar rápidamente los pedidos.
La mayoría de las organizaciones necesitan operar dentro de sus presupuestos y asegurarse de utilizar los servicios de carga acelerada de manera inteligente. Las respuestas a estas 11 preguntas sobre los servicios de carga acelerada pueden ser de ayuda.
Las empresas que trabajan con productos perecederos a menudo utilizan servicios acelerados para garantizar que los productos lleguen mientras todavía tienen valor.
“Los árboles de Navidad que llegan después del 24 de diciembre son inútiles”, señala Milsom.
En muchas plantas de fabricación o montaje, el tiempo de inactividad no planificado de los equipos es costoso; una encuesta reciente de ABB puso el costo promedio en 125 000 dólares por hora. Acelerar los componentes de reparación y volver a poner el equipo en funcionamiento puede valer la pena.
Los productos de alta gama, como la joyería, tienden a beneficiarse del envío acelerado, que puede ofrecer más protección de paquetes de extremo a extremo, dice Deana Thornton, directora de marketing de productos de Shopify. Los comerciantes de las industrias farmacéutica o nutracéutica también priorizan el envío urgente para garantizar una entrega más rápida de sus productos.
No son solo los transportistas de compañía a consumidor los que recurren al envío acelerado. “Los propietarios de negocios corren un mayor riesgo de dañar y potencialmente perder las relaciones con los proveedores si los artículos no llegan según los acuerdos de entrega establecidos”, dice Thornton.
En algunos casos, las empresas pueden utilizar el envío de carga acelerado de forma proactiva como parte de una estrategia de cadena de suministro. Por ejemplo, algunos minoristas emplean este tipo de envío para reducir los fondos vinculados al inventario.
En las industrias donde un porcentaje saludable de la línea de productos cambia cada año, el potencial de interrupción tiende a ser mayor, comenta Ramesh Murthy, vicepresidente ejecutivo y director de la cadena de suministro de Bob’s Discount Furniture.
A menudo hay un punto de inflexión en el que está claro que otro retraso significa una agilización aún más costosa más adelante.
Por ejemplo, si una fecha de lanzamiento está a cuatro semanas de distancia y un proveedor se retrasa dos semanas, es probable que una semana perdida más, aunque no sea inaudita, haga que sea aún más difícil ponerse al día. La compañía puede decidir agilizar preventivamente algunos envíos.
Cuando Murthy trabajaba con un empleador anterior, la gerencia decidió lanzar una línea completa en un solo día. En lugar de comprar más publicidad, razonaron que sería un uso más productivo de los fondos acelerar los productos, para que todo llegara a tiempo para el lanzamiento.
Al hacer que todos los productos lleguen al mismo tiempo, “la declaración hecha en el comercio minorista dejaría boquiabiertos a todos”, dice Murthy.
La capacidad de realizar cálculos al decidir si acelerar a escala es fundamental, comenta. Su equipo pudo aprovechar sólidas herramientas de apoyo a la toma de decisiones que ayudaron a todos a comprender cómo afectaría el margen la aceleración de los envíos.
Rush Order Tees, como su nombre indica, a menudo acelera pedidos de alto perfil o envíos a clientes primerizos con pedidos grandes. Una razón es motivarlos a seguir comprando con la empresa, comenta Mike Nemeroff, cofundador y CEO.
A menudo, se espera que el departamento de transporte realice entregas, incluso si los pasos, o errores, aguas arriba significan que solo pueden lograrlo mediante el uso de servicios de carga acelerada. Una mejor previsión, así como la visibilidad de los niveles de inventario y el inventario entrante, pueden reducir la necesidad de acelerar.
También es beneficioso asegurarse de que la parte adecuada internamente sea responsable de los costos de la agilización, ya que esto puede llevarlos a vigilar su uso. “Todo el mundo quiere mover las cosas rápido hasta que sepan lo que cuesta”, comenta Milsom.
Los nombres y tipos de servicios de envío urgente pueden variar entre los proveedores. Rick Loerke, director de soluciones para clientes de Valley Companies, los clasifica en varios grupos.
La expedición en aviones de carga se utiliza para entregas que pueden llegar en un plazo de uno a tres días. Los envíos urgentes también pueden ser transportados en vuelos comerciales si el remitente es un “remitente conocido” por la TSA. Esto puede ser más rápido que el uso de aviones de carga, dada la cantidad de vuelos de pasajeros diarios.
La carga terrestre urgente generalmente se mueve un día más rápido que la carga terrestre estándar.
El envío exprés es aún más rápido que el urgente y a menudo se utiliza para una ventana de entrega al día siguiente, según Melissa Nick, directora de la cadena de suministro de ShipBob. Sin embargo, debido a su costo, ella recomienda utilizarlo con moderación.
En el pasado, la mayoría de los principales transportistas nacionales ofrecían opciones de envío acelerado. Con el cambio en las expectativas de los clientes, ahora más empresas ofrecen servicios rápidos. Los remitentes a menudo pueden aprovechar los servicios de pequeños transportistas regionales o locales para obtener este tipo de servicio.
Según Adam Langston, director comercial de Passport Shipping, muchos transportistas regionales ofrecen servicios terrestres acelerados que pueden resultar más económicos que muchos servicios de envío aéreo acelerado. Además, muchos de ellos pueden ofrecer servicio el mismo día.
Para acceder a los servicios de envío acelerado, los transportistas suelen recurrir a agentes de carga. Muchos de estos agentes operan redes de proveedores de servicios en varios mercados.
Los envíos de carga acelerados a menudo se transportan por vía aérea en alguna etapa de su viaje. Debido a que el espacio es limitado, el peso dimensional es un factor clave. El peso dimensional refleja la cantidad de espacio físico que ocupa un paquete en relación con su peso real. Las aerolíneas cobran según lo que sea mayor: el peso real del envío o el espacio que ocupa un paquete.
No es sorprendente que el tiempo de entrega también sea un factor importante. Por lo general, cuanto más ajustado sea el plazo, mayor será el costo.
Asimismo, la distancia entre el punto de origen y el destino de un envío afecta el costo. Cuanto más lejos tenga que llegar el envío, por lo general, más costoso será.
A medida que el mercado regional de transportistas continúa creciendo, estos pueden encontrarse con limitaciones de capacidad. Esperar hasta el último minuto para realizar pedidos puede resultar en situaciones de “quedarse varado”, según indica R.J. Romano, líder de prácticas de asesoramiento en la cadena de suministro de la firma consultora BDO.
Algunos servicios de mensajería dependen de conductores contratados, lo que puede resultar en una pérdida de visibilidad una vez que estos están en la carretera. “Esto puede ser alarmante cuando se trata de un envío urgente”, señala Romano.
Los envíos acelerados transfronterizos suelen involucrar a múltiples partes. Un paquete que se traslada de México a Estados Unidos podría implicar al remitente en la República Mexicana, un proveedor de logística, un transportista, un corredor de aduanas, posiblemente otros proveedores de servicios fronterizos, así como el transportista en el lado de Estados Unidos y, en ocasiones, un equipo de la empresa cliente. Todas estas partes necesitan colaborar estrechamente.
“En un envío estándar, la comunicación debe ser buena”, afirma José Fernández, vicepresidente y gerente de país para México en BlueGrace Logistics. “Pero para los envíos acelerados, debe ser casi perfecta”.
Además, es fundamental minimizar el potencial de retrasos. Por ejemplo, cuando el producto está listo para ser transportado, un camión debe estar disponible, sin importar la hora o el día. El agente de aduanas debe contar con documentos precisos de entrada y aduanas completados y listos para su uso, de modo que la carga pueda transferirse sin contratiempos.
“Es una operación que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana”, señala Fernández Chavira. Por lo general, se organizan reuniones con todas las partes antes de comenzar a trabajar juntas. De esta manera, cuando la primera carga esté lista para ser transportada, todos comprenderán los pasos necesarios para lograr un envío sin problemas.
Desde la fabricación hasta la distribución, la comunicación y la planificación son fundamentales. De esta manera, todos pueden anticiparse a las necesidades futuras y actuar de manera proactiva.
“Hay muchas acciones que se pueden tomar aguas arriba para evitar situaciones en las que sea necesario acelerar”, señala Romano.
Los transportistas que puedan notificar a los transportistas sus planes de aceleración con uno o dos días de anticipación a menudo pueden ahorrar dinero.
En algunos casos, ajustar la forma en que se lleva a cabo la aceleración puede reducir los costos. Por ejemplo, los desafíos recientes en la cadena de suministro a veces significaban que CKE Restaurant Holdings, Inc. tenía 20 restaurantes en un área metropolitana que carecían de ciertos productos, explica John Brewer, director de distribución y logística.
Él y sus colegas identificaron un grupo de restaurantes ubicados en el centro y luego aceleraban la entrega de productos a estos sitios. Esto les ayudaba a lidiar con los problemas de costo y capacidad, ya que era más fácil coordinar tres o cuatro camiones en lugar de 20. Desde estos lugares centrales, el equipo de CKE distribuía los artículos a los restaurantes restantes.
Brewer también solicita cotizaciones de varios servicios de entrega de carga acelerada. “Se ahorra un poco, y con el tiempo, eso suma”, agrega.
La comunicación es fundamental. “Si hay una fecha límite que cumplir, necesitamos tener toda la información crucial”, explica Joe Giranda, director de ventas y marketing de CFR Classic, un proveedor global de soluciones de envío de vehículos. Esto ayuda a eliminar algunas de las idas y venidas que de otro modo podrían ocurrir, y permite a CFR asesorar sobre la mejor solución de enrutamiento.
Evite basarse únicamente en el precio. Tenga en cuenta que las opciones más económicas pueden generar problemas más adelante. Por ejemplo, cuando una cotización parece demasiado buena para ser verdad, es posible que el proveedor no tenga un conductor disponible. Si el proveedor no puede conseguir uno a tiempo, es probable que el envío se retrase.
Verifique la información. Nemeroff recomienda a los clientes que verifiquen la dirección a la que se enviarán los pedidos urgentes. A diferencia de los envíos estándar, donde los clientes pueden tener tiempo para corregir su dirección uno o dos días después de realizar un pedido, los pedidos urgentes tienen un plazo mucho más corto.
“Es mucho más complicado intentar cambiar una dirección después de que el pedido se haya enviado a una empresa de mensajería privada”, agrega.
El GPS, los sistemas de seguimiento y otras tecnologías de comunicación permiten que todas las partes involucradas en la cadena de suministro tengan información continua sobre la ubicación de una carga.
Con el tiempo, la automatización y los algoritmos continuos mejorarán la eficiencia, según Mark Derks, director de marketing de BlueGrace Logistics. La inteligencia artificial (IA) es experta en identificar problemas y lagunas en los envíos acelerados, liberando a los empleados de tener que filtrar grandes volúmenes de información, agrega.
Las API, o interfaces de programación de aplicaciones, se están convirtiendo en un estándar, especialmente para los remitentes de alto volumen. Permiten que la red de transporte se conecte al sistema de gestión del transporte (TMS) de un remitente, al sitio de comercio electrónico o, en algunos casos, al sistema de punto de venta.
“Las API son una tecnología clave utilizada hoy en día para agilizar los procesos y garantizar que los datos se envíen de manera rápida, eficiente y precisa”, explica Shaun Savage, director ejecutivo y fundador de GoShare, que proporciona servicios acelerados de entrega y mudanza de última milla.
Las aplicaciones móviles pueden mejorar la experiencia de envío acelerado para todas las partes involucradas. “Comunicación, navegación, seguimiento, comprobante de entrega, conocimiento de embarque, todo se puede hacer en una aplicación móvil”, agrega Savage.
Otro paso crítico es confirmar que el proveedor y su red pueden manejar las complejidades de la aceleración.
“El envío de carga acelerado es un negocio serio con muchas cosas en juego”, dice Schultz. “La aceleración pone a prueba a las empresas de logística”.
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