Auditoría de la gestión de la flota de vehículos

La gestión de una flota es la utilización de un conjunto de vehículos con el objetivo de prestar un servicio a un tercero o realizar una actividad en una organización, de la forma más eficiente y eficaz cumpliendo con un determinado nivel de servicio y coste.

Las actividades de la gestión de la flota de vehículos son las mostradas en el gráfico 1:

Gráfico 1: actividades de la gestión de una flota de vehículos.

La auditoría propuesta evalúa todas las actividades de la gestión de la flota mostradas en el gráfico 1, y sus principales objetivos son:     

• Conocer el estado general de la gestión de las actividades de la flota de vehículos.     
• Suministrar el análisis, la evaluación, la asesoría, las recomendaciones y las acciones a realizar con el objetivo de reducir costes e incrementar la eficacia y la eficiencia de las actividades auditadas.

Las principales acciones a realizar en cada una de las actividades de la gestión de la flota son las siguientes:     

• Política de gestión de la flota: analizar y evaluar la política de la gestión de la flota y de sus principales directrices que desarrollan la estrategia general de la organización.
• Cálculo del número óptimo de vehículos: analizar y evaluar cual es el método de cálculo para establecer el número óptimo de vehículos y el nivel de servicio de la flota.
• Adquisición de los vehículos de la flota: analizar y evaluar cual es la política de adquisición de los vehículos como la adquisición en propiedad o renting, la elección de las marcas y el equipamiento, el tipo de combustible y los proveedores de los vehículos o compañías de renting.
• Operación de los vehículos: analizar y evaluar cual es la política y la operación de las siguientes actividades: la gestión del mantenimiento; la gestión y análisis de las averías; la gestión de los recambios, el control y reducción del combustible y las emisiones contaminantes; la elección, el control y seguimiento de los neumáticos; la prevención y reducción de los accidentes de tráfico; y la utilización de talleres propios o externos.
• Retirada/renovación de los vehículos: analizar y evaluar la política de retirada/renovación de los vehículos, los canales de venta y la elección de los proveedores de venta externos.
• Control y seguimiento de los vehículos: analizar y evaluar que información se registra y la operativa para la trazabilidad de los vehículos.
• Cuadro de mando, análisis y reporte: analizar y evaluar el cuadro de mando actual, que análisis se realiza de la información recopilada, y que reporte se realiza para la dirección con el objetivo de la toma de decisiones.
• Servicios auxiliares (gestión de las multas, accidentes de tráfico, seguros, la ITV etc.): analizar y evaluar la operativa de los servicios auxiliares y los criterios para externalizar estos servicios a terceros. 

Además de las actividades de la gestión de la flota de vehículos, se evaluarán las siguientes actividades:     

• Costes de la flota de vehículos: analizar y evaluar que costes de la flota se tienen identificados, se recopilan, que se hace con esta información, y que indicadores/ratios se calculan.
• Medición de la gestión de la flota de vehículos: analizar y evaluar si hay establecido un método para medir como la flota es gestionada.
• Outsourcing y estructura organizativa: analizar y evaluar cual es la política para externalizar ciertas actividades de la gestión de la flota a terceros, así como los procesos, las actividades, la estructura organizativa, los perfiles de trabajo, y el software y el hardware necesario para la gestión de la flota.
• Software y servicios telemáticos: analizar y evaluar cuales son los criterios para la adquisición y operación del software y/o un servicio telemático para gestionar la flota.
• Vehículo eléctrico: analizar y evaluar la política para la incorporación de vehículos eléctricos a la flota de vehículos.

Con la información obtenida se elaborará un informe que contendrá el estado actual de la gestión de la flota de vehículos, así como las recomendaciones, sugerencias y acciones a realizar con los objetivos de reducir costes y optimizar las actividades de la gestión de la flota.

Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/auditor%C3%ADa-de-la-gesti%C3%B3n-flota-veh%C3%ADculos-jose-miguel-fernandez-gomez?trk=hp-feed-article-title-publish

José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.