En la actualidad, las compañías de transporte se enfrentan a diversos retos, comenzando por los costos impactados por el aumento del combustible y los costos de mantenimiento, además de los recursos humanos, que son un tema que se debe desarrollar a parte. Con el objetivo de controlar y aminorar esos costos, las compañías de transporte han buscado opciones de optimización y control a través de la tecnología, desde el uso de dispositivos o hardware en el vehículo, para el ahorro de combustible, localización del vehículo, apertura y cierre de puertas y sensores de temperatura, hasta herramientas de software para la planeación de cubicaje o rutas.
Pero éste no es el único escenario, hoy en día lo relacionado al servicio al cliente, la seguridad y trazabilidad han obligado a estas compañías a buscar nuevas tecnologías que les permitan ser rentables y sobrevivir dentro de este ambiente tan competido. Herramientas que por sí solas no son un diferenciador, pero que en conjunto sí forman parte integral del desarrollo y crecimiento de la compañía.La tecnología, tanto software como hardware, puede ayudar a enfrentar estos escenarios.
Si representamos las soluciones como una pirámide, la base representa a las herramientas de planeación de transporte, que establece las bases para optimizar el transporte en función de los requerimientos de clientes y la disponibilidad de flota, además de las restricciones de circulación, que hoy en día cada vez más ciudades incorporan a sus reglas.En esta base de la pirámide, la planeación de transporte nos entrega la receta a seguir del día a día, considerando lo que el cliente tiene como restricciones o solicitudes, desde el tipo de vehículo a utilizar hasta los horarios en los que deben atendérseles.
El resultado de esta planeación es, además, la optimización de los recursos disponibles, en tiempo y capacidad. Una vez que la “receta” está diseñada, debemos pasar a la zona intermedia de la pirámide: seguimiento en tiempo real. Esta zona intermedia nos dará la visibilidad operativa para saber si la receta ha sido cumplida a cabalidad por cada uno de los operadores: rutas, secuencias de visita, optimización y ahorro de kilometraje, y citas requeridas por clientes.Esta información en tiempo real, tiene elementos físicos y de software; es decir, es requerido un dispositivo inteligente que le permita al operador informar todas sus actividades, así como localizar el vehículo.
Y es aquí donde la información en tiempo real obtenida cobra mayor importancia. La idea es, con base en esta tecnología, pasar de ser “reactivo” a “proactivo”, tener la posibilidad de anticipar los problemas de servicio e informar al cliente en tiempo real el estatus de sus entregas o servicios, para emitir los avisos y hacer los ajustes necesarios, además de compartir la información y decisiones con el resto de la organización: ventas, servicio a clientes y directivos.
En la operación deberá facilitarse la supervisión, la información obtenida en tiempo facilitará las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Dónde están y qué actividades realizan las rutas en este momento? ¿Cuál es la desviación de la operación sobre el plan? ¿Qué actividades debemos realizar para ajustar el plan y asegurar las entregas o servicios? La supervisión es vital en el proceso de transporte, pero un supervisor no puede estar atado a un escritorio observando en un mapa el movimiento de todos los vehículos asignados a él; la idea es administrar por excepción y en cualquier lugar con tecnología. Sólo las rutas o viajes con problema o desviación serán seguidos y revisados, previamente es posible asignar las reglas de negocio que detonen las alarmas.Este tipo de tecnología nos deberá permitir observar todos estos detalles desde cualquier tipo de dispositivo personal.
Con solo una conexión a internet será posible tener indicadores de la ruta como: Desempeño de operadores, mapas con la ubicación actual de las rutas, detalle de excepciones, fuera de secuencia, paradas no permitidas, estadías con clientes más allá de lo pactado, fuera de ruta, cuantificación de la entrega, paradas canceladas o reprogramadas, confirmación de entregas , firma del receptor, fotografías y lector de códigos. La cúspide de la pirámide es la visibilidad.
Tableros de indicadores que van recogiendo la información generada en campo les permitirán a gerentes y directores tener la visibilidad completa del avance de la operación, para planear y tomar decisiones en el corto y largo plazos. Esta visibilidad nos da también la posibilidad de tener alertas activas que le entreguen a los clientes de estas compañías información automatizada del estatus del servicio solicitado de principio a fin; es posible mantenerlo informado sin la necesidad de dedicar recursos adicionales a recopilar la información, darle formato y colocarla en un mensaje de correo o SMS, o para realizar una llamada al cliente; todo esto puede ser automatizado y el cliente será informado en función del desarrollo de la operación.
El éxito de esta tecnología aplicada al transporte es la integración, la posibilidad de colocar todos los elementos de la operación en una sola herramienta que de principio a fin genera la planeación de transporte, da seguimiento en tiempo real en función de las reglas del negocio establecidas, y tableros de indicadores que recopilen la información de la operación para facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial; todo usando una sola plataforma tecnológica.
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Carlos Eduardo Vega Villanueva
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Escrito por Inbound Logistics Latam.
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